如果你总是忙忙碌碌却还是有一大堆工作等着去做，如果你做每件事情都觉得困难重重、麻烦不断，那么今天所要讲的书将会帮助到你。

今天要讲的书是《搞定1:无压工作的艺术》，源于本书英文书名（《GETTING THINGS DONE》）的GTD系统，已成为全球数千万人在学习、使用的管理个人事务的最佳工具。

本书的作者戴维·艾伦是时间管理大师，作为一名行政管理培训专家和教育家，他拥有20多年丰富的管理经验，被誉为在提高工作效率方面最具建树和影响力的思想家之一，并且一直担任甲骨文公司、世界银行、L.L.Bean户外用品专卖邮购公司和QVC购物频道等企业的高级管理顾问。

《搞定1》主要提供了应对如今工作界限不再清晰、工作职责不断变化的挑战的方法。本书的这两套方法，完全基于两个目的:(1)收集所有需要处理的事情（现在的、以后的、某一时间的、大的、小的、不大不小的），把他们统统置于一个脱离大脑意识的、条理分明的、可靠的系统中；（2）训练自己在获取任何“输入信息”（也就是接手任何任务）的前期就进行分析和决策，以确保在任何时候，都拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动计划”。

这里我们主要讲横向管理工作，分为五个步骤:收集、处理、整理、回顾、行动。对工作进行横向管理是把一天里任何一件能够吸引注意力的事务管理起来，做到在处理工作时有条不紊。

收集

收集作为管理的第一步，应该确保百分之百收集一切待办事项。

所需工具:

1.工作篮

工作篮用于存放所有的待办事项。标准的塑料篮子，木制、皮革或金属编织的篮子，都是多年来最常见的、用于存放纸质和其他有形资料的工具。

2.纸质笔记簿

页及装订式笔记本、卡片和便笺簿，都可以随时记录你的想法、搜罗来的信息，以及有待处理的事情等。只要能满足你的习惯和需要即可。

3.电子笔记簿

计算机、平板电脑、智能手机和每天涌现的移动技术新设备都可以用来收集有待随后处理的信息，临时记录需要你记得处理的事情。

4.录音设备

当记笔记不方便时，录音设备可以用来临时存储，以备以后整理笔记。

5.电子邮件

电子邮件用于保存收到的信息和文件，以备日后浏览、阅读和处理。

大脑的记忆空间是有限的，所以应该将每件代办事项都存入收集系统，而不是大脑。同时，应该尽可能控制收集工具的数量，越少越好。最后，应该定期清空这些设备。

处理

处理阶段的重点是清空工作篮。

处理时应该首先处理工作篮最上面的事务，并且保证一次处理一项事务，永远不要把任何事物再次放回工作篮。

当决定开始行动时，“下一步行动”必须是可执行的具体行动。

确定下步的行动后，应该根据任务的不同而采取不同的处理方法:

（1）如果是两分钟能够完成的事务，那么就立即执行。

（2）如果对于这项任务自己不是最佳的执行人选，那么就委派他人。

（3）如果这项任务两分钟之内不能够完成，那么就要找出一整块能够完成该任务的时间，然后执行。

整理

组织整理的重点是建立好清单。

清单的基本分类:

（1）“项目”清单

主要记录不能一步完成的工作。

建立“项目”清单是提醒自己还有事情尚未处理。如果你没有建立这样一个提醒机制的话，这件事情很有可能会回到你的大脑中，重新成为一个盘踞在你大脑中的悬而未决的问题，并时刻干扰你的工作。

该清单只需建立一个。

（2）日程表

主要记录需要在某一指定日期或时间里执行的行动提示信息。

日程表上应标注三种情况：

·需要在指定时间执行的行动。

·需要在指定日期执行的行动。

·需要在指定日期获取的信息。

日程表只需建立一个。

（3）“下一步”清单

主要记录任何已经确定的需要两分钟以上才能够完成，并且无法指派其他人完成的行动。

对于我们大多数人而言，这类行动很可能会有50~150项之多。在这种情况下，把“下一步行动”进一步细分不失为一个明智的做法。

“下一步”清单了建立一个或者多个。具体数量根据自己的情况而定。

（4）“将来/也许”清单

主要记录一些目前你不打算实施，但又希望在将来某个时候处理的工作。

回顾

检查回顾能够保证系统有效运行。

你需要每隔一段时间，全面回顾自己的总体生活和工作情况，并对拟采取的具体行动进行详细检查。

每日回顾

首先应该对日程表进行回顾，它会提醒你这一天里的“必做任务”（当天必须处理的事情），要确保上面罗列的事项已经逐项完成，没有遗漏。

然后对“下一步行动”清单进行回顾，这类清单的内容是一些预先确定下来的具体行动，一旦时间允许就应该予以实施。

每周回顾

一切需要采取行动的事情，我们都应当对其进行定期的回顾，以使我们的大脑不再花费精力来记忆和回想这些事情。回顾能让我们发现自己的不足之处。

每周回顾应该完成以下任务：

（1）收集和加工处理所有的“材料”。

（2）回顾整个系统。

（3）更新各类清单。

（4）做到彻底、清楚、实时和完整。

行动

这个工作流程管理系统的基本目标是，为你任何时候所能做出的正确选择提供支持。

选择行动方案的三种方法:

（1）四标准法:确定某一时刻具体行动

对于如何采取下一步行动，可按顺序采用下列四项标准:

情境

每时每刻，你都受限于自己的行动能力。只有很少一部分事情对地点没有特别要求（像拿一支钢笔和一张纸就可起草对一个项目的想法），但是，大多数事情都只能在特定的地点完成（在家或办公室），或者需要借助某些特定的工具（如一部电话、一台电脑），而这正是限制我们行动选择的首要因素。

有多少时间

你所能支配的时间长短也是一个重要的限制因素。如果能支配的时间不够完成一项工作，那么就不要开始。

有多少精力

是否开始一项工作也取决于你现在是否有精力完成它。某些事情需要你头脑清醒、思路清晰、富于创造力，而另一些则要求你具备充沛的体力。还有一些事情则对这两方面都没有特别要求。

重要性

当你考虑了情境、时间、精力这三个条件后，最后你就要判断哪个行动选项会给你最高的回报了。

（2）三分类法:评估每日工作

活动的三种不同类型:

执行事先安排好的工作

当你执行事先安排好的工作时，你实际上是在按照“下一步行动”清单和日程表，不断地向前推进着去落实那些你早已经确定了的行动，或者控制工作流程的运转。

处理突发事件

通常会有一些预料之外的事情突然冒出来，你可能不得不放下手头的工作来应对这些紧急情况。

安排自己的工作

安排你的工作，这包括清空你的工作篮，处理你的语音信息和电子邮件，整理你的会议记录，并把一项项新工作分解成多项具体的、可操作的行动。

（3）六层次法:总体检视工作

六个不同的检视层次:

·5楼视野：目的和原则。

·4楼视野：愿景。

·3楼视野：目标。

·2楼视野：关注点及责任范围。

·1楼视野：当前项目。

·地面：当前行动。

要想真正的掌控自己的生活，有条不紊的管理自己的工作，就要养成收集的习惯，不管事情的大小都要收集，而不是用大脑去记。其次，要准确的确定下一步行动，关注事情的结果。