1.事情太多导致的结果

我们压力大的原因就是事情太多，事情太多会导致一个什么样的结果？

首先，我们没有办法平衡。

过多的选项和机会会带给我们决策和选择的压力，过多要做的事情也会给我们带来一些执行压力。

大多数人每天都是浸泡在无穷无尽的事务当中，想要解决，但是茫然无措，没有方法。

第二，在这样的压力大的情况下，每个人都感觉自己永不放松。

什么叫永不放松？

你有没有这样的感觉：家长在陪孩子玩的时候是心不在焉的，他的脑袋当中一直都在想事情，也不见得是什么有用的事，反正就是很焦虑，他的情绪一直都属于略微紧绷的状态，永远都没有办法完全放松、休息、享受生活，而这种焦虑情绪也不知道应该怎么解决。

第三，现代人在这样的压力之下变得不能专注。

突然来了一个工作，它需要你深度工作，全心全意地沉浸其中的时候，你会发现管不住自己的注意力。

你在做某一项工作的时候，大脑总是会飘到别处去，就好像在放电影一样,一直在提醒你：“你还有一个这样的事要处理，你妈妈要生日了，你要给她买个礼物，你家孩子要换幼儿园，你得在百度上查一下消息”。

总之，各种事情会像放电影一样在我们的大脑当中轮回，所以我们没有办法集中全力工作和学习，更没法达到一种所谓的心流的状态。

2.着眼大局、着眼目标无效

应该怎么样改善这样的状况？应该怎么样管理自己的生活和工作？

作者说以前的那些方法都不太管用，我们以前都喜欢列个任务清单，就是很简单的那种任务清单，1、2、3、4、5，还会弄一个优先顺序代码，1、2、3、4、5件事情里面第四件最重要，要把它提到前面去。

作者说：“这样的任务清单，跟一些简化的优先顺序代码，远远不足以应对现代的，哪怕一个普通的职业人，所面对的非常大量的、纷繁复杂的日常事务”。

因为你每天要处理几百封电子邮件，可能要回几百条信息，你不能忽略任何一个客户的投诉，也不能对老板给你发的信息不理会。

所以，你没有办法简单用一个表格，把所有要干的事情涵盖住，也没有办法列优先程度，因为你本来要做第四件事情，结果老板给你打个电话，你接不接？所以你的优先顺序会一直变化，最终会变得失效。

另外，有一些商业书籍跟专家，会极力的推崇这样一种方法：着眼大局，要认清楚自己的主要目标和价值观，我们只要做重要的20%。

我在课程里面也提到：确实有一些事情重要，一些事情不重要，基于我们的价值观、目标标，我们可以去做选择，

作者说，“这样的方法也没有效果，没有办法让你有效管理自己的时间、事务”。

其中一个主要的原因就是，尽管你觉得这个事情很重要，但是你在处理这些重要事情的时候，其实有很多干扰因素会随时分散你的注意力，导致你没有办法集中精力关注你认为重要的事情，这确实也是一个现实。

所以，直接判定这种“着眼大局、着眼目标”的方法无效，可能有点绝对，但是确实也是一个存在的问题。

3.高效和放松

作者是怎么解决的？他写这本书的目标是什么？

就是帮助我们在任何必要的时候，都能够达到高效和放松的境界，注意，是高效和放松两种境界。

第一，该高效的时候可以马上专注，他用了一个词特别吸引我，叫内心清澈。

其实之前不管是讲《极简生活》，还是《意志力》的时候，我们都知道，很多时候，效率低是因为我们大脑当中有各种声音，内心是不宁静的。

所以，作者说他可以帮助你达到内心清澈，感受不到任何压力状况。

可以让你在需要专注的时候马上专注，在放松的时候又可以完全放松，随心所欲地控制自己的一切事务，在万事缠身的情况下，仍然可以保持头脑清醒、精力充沛。

他说的多吸引人，如果你能够做到作者说的这种状态，必然就是个成功人士了，因为在现在这个社会，能够做到专注、高效，同时在放松的时候，又能够享受生活，毫无压力，就已经是我们人群当中的佼佼者了。

作者也说了这样的话：“这样的状态是成功人士的重要行动风格”，具体怎么样做到作者说的这种状态？

我们已经知道，我们的压力来源于未完成的事情。好像学生最主要的任务是学习，员工最主要的任务是工作，但实际上我们的内心有无数的，应该做或想要做的事情。

我们在内心跟自己达成了很多的协议：“你要做这个”，不管这个协议约定的事情是大还是小，有很多，你时时刻刻都被自己大脑中无意识签订的协议跟随着，这点你可能意识不到，这些协议就给你带来了无数未完成的事情，或者悬而未决的问题。

这些事情往往有三个特征。

第一，你可能还没有明确认定，它们的预期结果是什么。

第二，你可能还没有确定下一步应该怎么做，具体的行动是什么。

第三，你可能没有把预期的结果和即将要采取的行动的提示信息，“我什么时候行动”，存到一个你依赖的系统当中。

然后就会导致这件事情一直都萦绕在你的心头，一直都充斥你的大脑，直到你澄清了上面我们说的这三种问题之后，做出了一切必要的决定，并且把预期的结果保存到了你所相信的那个系统当中。

什么叫“你所相信的系统当中”？大家知道大脑不可靠，但是很多人真的把所有的事情都交给了大脑，想让他的大脑像一个电脑一样永远都不遗忘，但实际上电脑都会卡死。

大脑的存储空间没有想的那么大，尤其是短期记忆空间是非常小的，那些没有完成的事物会一直存在短期的记忆空间里面，但实际上大脑的存储空间早就不堪重负了，尤其是短期记忆空间。

读过《为什么学生不喜欢上学》这本书的人都知道，它很小的，每次就只能考虑两三件事情，大量未完成的事情可能都存在里面。 

然后就导致我们觉得压力很大，大脑不堪重负，时常感觉到心神不宁、坐卧不安，而且执行能力减弱了，那是因为那些超负荷的精神负担一直都在侵扰我们的注意力，大脑根本就处理不了那么多的信息，所以，你要把那些信息存储到一个你放心的系统。

什么叫“放心的系统”？就是必要的情况下，你只要想查询、访问，那么你就可以去查询这个系统，它绝对不会把你交代的事情忘掉。

你只有把你做的一切决定，把你对事情的预期的结果，甚至下一步行动，都保存到系统当中去，你的大脑才能够放松下来，这就是作者的方法的原理。

4.GTD原则

GTD原则是什么？GTD就是帮助你有效地处理内心的承诺，有效地处理那些没有完成的、悬而未决的事情！

首先，必须明确地收集那些事情，那些事情尽管有的时候好像很模糊，让你有一种模糊的感觉，一定要搞清楚它们对你到底是什么意义，如果这些事情经常占据你的头脑的话，你的思维就会受阻。

第二，当你明白你的工作到底是什么之后，还必须作出判断：“我需要做什么来推进这个工作？”

第三，一旦你决定了，需要采取的行动方案之后，必须把它们存在一个经常可以查阅的系统当中，把这些信息保存好，甚至要保存好跟这些行动相关的提示信息。

什么意思？比如你下一步行动是给我妈打个电话，提示信息就是到了八点以后，我就可能需要给我妈打电话了，定个闹钟。这个闹钟就是个提示信息。

大家在说到这个方法的时候,有没有一种似曾相识的感觉？我们之前读过一本书叫《意志力》，说到过一个名词“蔡氏效应”。

蔡氏效应解决的是什么问题？

你的大脑当中一直充斥着不同的想法，一直被未完成的事情困扰的时候，你应该怎么办？

蔡氏效应说，只要把你需要做的事情的计划写下来，那么你就可以把它从你的大脑当中清除出去了。

有没有发现？GTD这个方法就符合蔡氏效应的原理，GTD其实就是，把你要做的事情都确定下来、计划出来，而且很放心地交到一个地方保管，就可以达到大脑清空的效果。

这是我们在两个书之间做的联系，我认为他们之间是有联系的，实际上好些书看着不一样，原理都一样。

然后我们来看一下作者的这个方法具体应该怎么操控？

你需要从横向跟纵向两个角度来控制你的事情来控制你的行动。

5.横向管理

横向是什么意思？

横向控制就是把你要做的所有的事都管理起来，它可以保证一个目标：不遗漏。我不会把一些事情忘掉，不会过了两天发现一个事没干。

因为横向的管理就好像一个雷达一样，全方位、不间地扫描，它的扫描对象是什么？是在一天当中，任何一个能够吸引你关注的事情。大到我下午要开会，小到我在淘宝上面买了个杯子需要退货。这些就是横向的管理的对象。

那么横向管理有几个步骤？

第一个步骤叫收集，第二个步骤叫处理，第三个步骤叫组织，第四个步骤叫回顾，第五个步骤叫行动，这些步骤是我们这几天重点需要介绍的，教大家怎么样具体用这些步骤。

咱们来举个例子，你打算把朋友叫到你家，给他们做顿饭，然后，你到家的时候发现你家的厨房一团糟，你会怎么处理？咱们用这五个步骤来类比一下。

首先，你要确认一下，摆放不到位的所有东西都是什么,这就是收集，把你需要做的所有的事情都收集起来。

第二个步骤就是处理，你要决定这么乱的厨房里面，这么多东西摆放不到位，哪些要留下，哪些要扔掉。

第三个步骤就叫整理，你需要把这些东西放到它们的位置上去，该放冰箱放冰箱，该扔垃圾箱扔垃圾箱。

第四个步骤是回顾，去核对一下你的食谱，还有你已经有的食材和厨具。

第五个步骤就是行动，你可以开始做饭了。

所以，这就是咱们在日常生活当中，整理厨房并且行动的一个步骤，我们可以类比到作者提的横向管理上。

为什么很多人的工作跟生活都非常低效？因为他们会在五个步骤中的任何一个步骤出纰漏，肯定有一些步骤做的不好。

大多数人在收集阶段就有很多的错误，一些行动跟承诺，他们只是想一想，他们的大脑记录了各种事情，数量已经远远超过了他们在电脑上写的必做清单，所以很多人在收集方面就收集的不到位。

第二个步骤也很容易出错误，有些人收集了大量信息，但是没有理清楚它们的内涵，也没有对需要采取的行动作出决定。

随处可以看到一些会议记录、一些贴在冰箱上的to do list待办清单，但这些清单只是简单把需要做的事情收集起来了，会造成很大的压力，并没有帮助你缓解压力，反而是制造了很多的压力。

第三个步骤，虽然有一些人做出了决定，但是没有能够有效组织、整理相关的结果，所以让他的决定丧失了预想的价值，还有一些人虽然有一个很好的管理系统，但是没有能够持续回顾相关内容等等。

这五个步骤听起来很简单，但确实任何一个环节出了问题，最弱的环节就决定了你的工作和生活的效率。

所以我们要意识到，一方面，我们以前的管理方法里肯定出了一些问题，另外一方面，这意味着我们还有很大的提升空间，我们的效率实际上还可以更高。

6.纵向管理

纵向控制意味着，对每一个具体的主体和项目进行的思考。

比如吃晚饭的时候，你跟伴侣谈起了下一次度假，这时候，你内心的监控雷达开始锁定这个消息，你们去哪，什么时候去，去干些什么，需要做什么准备，这就是纵向的一些思考。

纵向管理的步骤是什么呢？

人的大脑在面对任何一项任务的时候都要经过五个步骤。

第一个步骤是定义你的目标和原则，第二个步骤是展望结果，第三个步骤是头脑风暴、集思广益，第四个步骤是组织整理，第五个步骤是明确下一步干什么，也就是把下一步的行动方案弄出来。

这是纵向管理。

横向控制跟纵向控制的目标是一样的，就是解除你的心理负担，并且让你把事情做好，它可以让你非常轻松地掌控和了解，你需要做的事情的具体环节。