写邮件和管邮件，几乎可以用一本书来说明，在互联网的大环境下，电话、短信、微信让文字沟通越来越方便，电子邮件用的越来越少。但是在工作环境下，电子邮件还是发挥着巨大的作用，其中最重要的就是可以对工作的过程进行跟踪。
在写邮件之前，首先这个邮件是正式的还是非正式的，这决定写信的口气，其次知道写信的目的是什么，知会性质的还是马上需求处理和解决性质的。如果提前建立了邮件模板，选择带有针对性的模板和签名即可。如果预计这封邮件需要多次往返，干脆直接打电话或见面沟通。
新写一封邮件：邮件是有固定组成部分的，就像填空题一样。此外为了避免邮件错误发出或者忘记附件，建议按照我的顺序写邮件，并理解关键的注意事项：
1、正文，正文本来是简单、简短的，一不小心就复杂了。
•正文分为招呼（Salutation）、内容（Content）、结束语（Closing）和签名文件（Signature File）四个部分，除了内容外每一部分都有固定的写法。例如招呼可以用您好，可以用Hello、Hi等，结束语可以用此致敬礼，Sincerely，Best Wishes，Regards。
•正文先简明扼要、言简意赅的概括下邮件的内容，站在收件人的角度，直接告诉收件人我的目的是什么，然后根据需要再展开详细说明。如果是叙述内容，一二三点。如果是问题或寻求帮助，则邮件最多包括三个问题，最好是一个问题，记住，短邮件容易让收件人回答。
•关于颜色，除了黑色的正文字外，最多再有两种颜色，例如红色和蓝色，红色代表紧急和重要，蓝色代表重要，为什么不像很多书里建议用绿色呢？除非用深绿，否则看不清，但深绿和黑色又差不多。不要使用很奇怪的字体。
•利用即时校对功能，即时改正英文单词的错误。
•如果有连环引用的邮件，适当重复关键字即可，要不还要翻很久找到根源的邮件。
•如果有多个附件，则列出附件的具体名字和内容对照表。即告诉附件如何使用。
•如果不知道对方男女，或则引用的内容作者的性别，用其他方法代替。
2、附件。写完正文，加附件，如果附件多，则编上号码，最好按照参考或需要打开的顺序来编号。
3、标题。
•写完正文，相信标题名字也起个差不多了，可以加上标题了
•标题尽量简单，用简明扼要的话说清楚邮件的主要内容，发送清晰、有用的信息；例如：请于5月10日下午2点到809会议室参加XX项目技术评审会。例如我管理PMO的时候，让各个项目经理在邮件标题中增加所管理的项目名称，这样直接分类处理，非常方便。
•标题一定要有动词；
•如果是英文邮件，除了介词，冠词外每一个单词首字母要大写。
4、收件人：就是邮件主要发送给谁，或者需要他进行处理的人，收件人尽量少。收件人最后写，保证邮件基本无误后发送。当然了，如果是回复，收件人已经填写完毕了。
5、抄送人：邮件的知会人员，不需要处理，想看就看，不回复你也可以。
6、密送人：简单来说，就是你不想让收件人知道你有那么多抄送人，让对方感觉是唯一的收件人。
7、发送。无论是新写邮件，还是回复邮件，发送前再读一次，再次避免不通顺的句子、语法错误、带有歧义的句子，看重点突出是否正确等，然后发出即可。
