文/小宋老师
很多学习和工作上的压力,往往都是由于不擅长对时间进行管理所造成的。因此,学点时间管理的知识,对每个人都很有价值。
然而,关于时间管理的方法有很多,如何才能快速的学会一套实用的时间管理方法呢?
下面,就让我们通过时间管理方法当中的三个关键词——土豆、青蛙、番茄,来快速掌握一套时间管理方法。
【关键词 01 】土豆:将待办事项全部收集到清单当中
在时间管理学当中,我们将各种各样的待办事项称之为“土豆”。因为“土豆”与待办事项的英文“to do”是谐音。
今天早上起床的时候,我的大脑中盘旋着各种各样的待办事项,例如:
本周计划写三篇文章,到现在一篇还没推送;有一篇学术论文还没有完成;本周的阅读计划还没有完成;想要理发;想要系统学一下如何搭建人脉关系;想要学习太极拳等等。
然而一个人的大脑容量是有限的,当大量的“土豆”(待办事项)在脑海中盘旋的时候,就会影响大脑的带宽,降低工作效率,让人感觉心神不宁。
在心理学上,我们将一个人反反复复思考同样一些事情,并且因此在消极情绪当中越陷越深的情形称之为“思维反刍”。
那么,我们该如何才能有效处理这些囤积在大脑当中的“土豆”,走出“思维反刍”的阴霾呢?
在时间管理书籍《搞定1:无压工作艺术》当中,作者戴维.艾伦提出了一个重要的时间管理技巧就是:
把待办事项赶出大脑。
那么,当这些待办事项从大脑当中被赶出来之后,应该去往何方呢?答案就是——清单。
收纳待办事项的清单可以是一张A4纸,也可以是手机当中的一款APP。而你需要确保完成的一件事情就是:在这张清单上,你要百分之百的收集和罗列出所有的待办事项(土豆)。因为只有把这些待办事项全部存在大脑外部的一个媒介当中,才能彻底的解放大脑。
我通常会使用“滴答清单”这款APP来管理待办事项。
将待办事项进行收集只是第一步,第二步是对这些待办事项进行处理。
我们可以将所有的待办事项分为两类:第一类是有明确截止日期的待办事项,第二类是没有明确截止日期的待办事项。
对于有明确截止日期的待办事项,我们可以将清单上的待办事项转移到手机里的日程表当中。
例如,我可以将本周计划完成三篇文章分解到日程表里,在周二、周四、周六各完成一篇文章;并且安排周二完成论文的第三部分;安排周二读完《搞定》这本书。
通常,我都是用365日历来管理这些有明确截止日期的待办事项。
对于没有明确截止日期的待办事项,我们可以将其继续留在清单当中,等到有空的时候再去做。
例如,对于理发、学习如何搭建人脉关系的知识、学习太极拳这些并不紧急的待办事项可以继续保留在清单当中,挑选合适的时机再去规划和完成。
【关键词 02 】青蛙:一上来就做最重要的事情
收集好“土豆” 之后,我们就要开始吃“青蛙”了。
在时间管理学当中,“青蛙”这个词代表着要事优先,一上来就去做最重要的事情。“青蛙”这个说法来自于马克.吐温的一句名言:
“如果你一早醒来就吃掉一只活青蛙,那么在接下来的一天里就不会有什么困难的事了,因为剩下的事当中,没有什么比吃掉青蛙更加让人难受的了。”
史蒂芬.柯维在《高效能人士的七个习惯》当中,讲到了高效能人士的一个重要习惯就是——要事第一,说的是同样的一个道理;管理学大师彼得.德鲁克在《卓有成效的管理者》当中,讲到了成为卓有成效的管理者的一个秘诀就是——要把重要的事情放在最前面做,说的也是同样的一个道理。
从心理学上讲,一个能够自律的人,最核心的品质就是能够推迟满足感,而推迟满足感的重要标志就是能够从最难搞定的事情开始做起。
所以,要想进行时间管理,一定要克服畏难心理,每天都要从最艰难、最重要的事情开始做起。
如果能够从最重要的事情开始做起,那么我们就会越来越有成就感,一天的心情就会越来越好;而从最容易的事情开始做起,那么我们就会背负着沉重的心理负担,一天的心情就会越来越糟。
【关键词 03 】番茄:专心致志工作25分钟,再休息5分钟
在时间管理学当中,“番茄”代表着番茄工作法。
番茄工作法是一种可以帮助你快速集中注意力的好方法,这种方法主张“工作25分钟之后休息5分钟,然后再工作25分钟,再休息5分钟”的作息规律。坚持运用,可以大幅提升做事效率。
也许有人会说,为什么一定要学习25分钟再休息?如果学习15分钟或者是40分钟之后再休息不行吗?答案是完全可以,但前提是你要找到最适合自己的学习节奏。
不过大量的理论和实践已证明,成人的注意力可以保持集中的时间大都在25分钟左右。
在一个番茄钟25分钟的时间结束之后,我们应该休息5分钟。这时,最好是站起来稍微活动一下身体。需要注意的是,最好不要在这5分钟时间内玩手机!
因为一旦开始玩手机,就很容易被各种各样的新闻或朋友圈消息所吸引,从而沉溺其中无法自拔,大大超出了5分钟的休息时间,从而使番茄工作法失效。
心理学上有一个“那又如何”效应,描述的就是一种从放纵、后悔、到更加放纵的恶性循环。
通过玩手机来放松,就很容易受到“那又如何”效应的影响。一个人会在长时间玩手机之后感到内疚和后悔,而这种内疚和后悔的情绪并不会导致这个人放下手机,反而是更加变本加厉的去玩手机。
下面,向大家推荐一款比较精简的APP,来帮助大家更好的去使用番茄工作法,这款手机软件的名字就叫“番茄时钟”。
简单总结一下,本文所介绍的时间管理方法就是:先收集待办事项(土豆),然后再从最艰难的事情(青蛙)开始做起,最后用番茄工作法(番茄)去保证完成这些事情。