第三阶段：组织整理
这一阶段主要内容就是：组织整理，建立属于你的事务清单。
七类清单：记录在日程表中的行动和信息；『等待』清单；项目清单；项目的辅助材料清单；参考资料清单；『将来/也许』清单；下一步行动清单。
第1步是：组织整理你的行动提示信息清单。
如果从组织整理的角度来看，行动可以分为以下两类：
第一类：对时间有硬性要求的事务。这些事务可以写入日程表，比如预约医生，参加孩子的毕业礼。有很多人都将日程表当做待办事项清单，今天完成不了就顺延向后，千万不可以有这样的想法。你最好把日程表当作一个不可侵犯的时间管理工具，这样整个个人管理系统才会生效。
第二类： 对于时间没有硬性要求，但越快完成越好的事务，即ASAP事务（ASAP，指的是as soon as possible）。管理ASAP事务的最好方法就是按照情境分类，即按照完成该事物的地点以及情境来分类。例如，需要在电脑上完成的划分到电脑清单，需要在超市完成的划分到超市清单。
需要按照情境分类了。不如列一个外出清单或者电话清单等等，这些简单的清单将会把你从繁杂中拯救出来。依据情境组织行动的一个重要好处是你可以高效地处理这些事务。
有关ASAP事务的七类情境提醒清单：电话、在电脑旁、外出事务、在办公室时、在家时、议事日程、阅读/回顾。
第2步是：整理你的『等待』清单。
必须由别人来完成的事务都应该列入『等待』清单。当某个任务不需要我们直接行动，而是交给别人来完成，那么我们需要提醒自己这个人的完成进度，这时候就产生了『等待』清单。
『等待』清单列好后，你需要做的事情就是定期检查，跟踪完成状况。这个清单最好放在触手可及的位置上，并且与下一步行动清单放在一个系统。
在『等待』清单中，最好列入每个任务的时间要求。此外，跟踪任务的最高效方法就是『当提示信息出现时，第一时间将相关行动列入对应清单中』。只要有任务出现，你应该立马思索它应该列入哪个清单，不要遗漏。每天下班前或者睡觉前，花几分钟回顾一下，确定你已将所有任务都妥善归类。
第3步是：整理你的项目清单与项目辅助材料。
『项目』清单中，不要包含项目的行动细节和具体方案。你不需要按照重要性、大小或者紧急程度来排序，因为『项目』清单就是一个包含了所有未完成事务的目录。
项目清单是你无法立即执行的，它的用途就是帮你宏观掌控各任务的进度，同时检视自己的工作量以及工作效果。
从哪里去寻找这些项目呢？第一类是你当前的活动，比如在你参加家长会的时候，忽然想起孩子的课程时间问题需要解决，列入项目；第二类是你的兴趣以及未来打算，比如职业目标，家庭计划；第三类是当前生活工作出现的问题以及你想提升自己的机会，例如项目问题，投资管理问题，学习烹饪的机会。
项目清单为你记录所有还未解决的事务，方便你总揽全局，做出恰当的决定。
如何细分项目呢？在很多情况下，项目的细分可以缓解你的焦虑情绪。作者的建议是：分为个人/职业项目，委派给他人的项目，特定类型的项目。在某些项目之下，也可以细分一些子项目。对于项目的各项内容一定要每周回顾，方能起到审视整体生活状况的作用。
第4步是：整理参考资料以及『将来/也许』类事务清单。
那么，如何整理保存呢？在此介绍3类简单的参考资料管理方法：
第一种是『一般性参考资料归档系统』。在这个过程中，大多数人需要建立1-4个有形文件夹和数10个电子文件夹。归档系统已经在前文介绍过，可以回顾查看。
第二种就是专门资料的归档。如果你在归档过程中，某一主题的资料内容庞杂，需要占用50个以上的文件夹，那么你可以给这个主题资料专门建立一个独立的按字母排序的归档系统，便于之后的搜索。例如你喜欢烹饪，那么你可以设置一个专门的文件夹，来保存相关资料。
第三种就是联系人管理工具。此处你只需要考虑便携性以及个人需要即可。
『将来/也许』事务清单往往是指那些以后可能会执行的事情，比如未来的一次旅行，下个月的阅读计划，未来一年想学会的技能。这类事务，你可以将他们填入『将来/也许』清单。这种清单的功能就是，将事务记录下来并可以随时提取出来进行思考。
『将来/也许』清单的建立非常有必要，因为记录自己想法的过程也是你产生新点子的过程，同时还会激发出你强大的创造力。有时候你会发现，清单上的事情在不知不觉中已经快要实现了，因为罗列清单本身，已经让你对自己所期待的事情有所准备和认知，也在促使你朝着那个方向努力。这就是『将来/也许』清单的意义之一。
此外，你还可以经常性地重新评估一下你当前的项目清单，考虑你是否应该将部分任务转移到『将来/也许』清单。
第5步：建立和使用核查清单。
第三，创建各个级别的核查清单。大胆的创建各种级别的清单吧。作者使用过多年的清单列表，我们摘取了其中几项：
旅行核查清单（在每周回顾中要检查和更新的事情）
年终活动（这一时期的所有总结活动）
个人发展（应该定期评估的情况，以确保个人平衡与进步）
