学会控制某一具体项目
前三天我们主要学习了从一个横向的视角面对生活工作中的各项事务和行动。在这一小节中，我们来了解一下如何应用纵向管理的方法来控制具体项目。在第一天我们提到过，纵向管理中唯一适用的思考模式就是自然计划模式。所以自然计划模式中说到的大脑思考必经的五个步骤就构成了纵向管理项目的五个阶段。这五个阶段分别是：
第一阶段：选定目标
明确的目标可以正向推动任务的完成速度。
你确定一件事情的目标的过程，其实就是一个思考『为什么』的过程。思考『为什么』这个简单的问题，会给你带来诸多益处，它可以帮助你：
1.建立决策标准和界定成功。一个明确的目标会成为你投入多少时间和精力的标准，这可能会对事情能否成功产生直接的影响；
2.调配资源。面对有限的资源，你一定会选择把它用在你认为最重要的地方，那么，你的目标就成为你在判断重要性时的主要依据。
3.激发动机。当你找到了做某件事情的充分理由时，你一定会全力以赴。
当你清楚了为什么，也就明确了目标，这样才能够聚焦工作重心，从而取得理想的效果。
第二阶段：思考结果
如果事先你可以勾画出成功的蓝图，那么这将有利于你高效利用起所有的资源。然后你的大脑会集中精力，推进当前的行动。
首先，聚焦的力量是强大的。我们头脑中坚定的信念对我们的行为会产生强大的推动力，并且影响到我们在工作中的表现。当我们集中精力干某件事情时，马上就会变得充满创造力。
然后，阐明结果这个过程会让你对事情有一个提前的预期和把握，再者，当人们全身心地设想过工作的成功情境以后，会产生一些积极的情绪，这种情绪对工作进展也会有很大的激励作用。
第三阶段：绞尽脑汁，集思广益
在这一阶段，你需要时刻捕捉你的一些零碎但独居创意的想法，可以采用头脑风暴法（头脑风暴是指无限制的自由联想和讨论，其目的在于产生新观念或激发创新设想）。头脑风暴的优点就是，它既能够收集到新颖独特的想法，又能启发你产生更多的好主意。
头脑风暴有以下3个关键技巧：
1.不判断、不质疑、不评估、不批判
2.追求数量、不求质量
3.把分析组织工作置于次要的地位
第四阶段：整理制定行动计划
在第三阶段，你在头脑风暴后已经产生了很多想法，那么现在最重要的就是整理这些内容。
组织整理的关键步骤就是：明确整个事件的流程，按照构成内容、前后顺序、重要程度进行归纳分类。在这个过程中，你可以利用各类工具，可以是Microsoft project ，也可以是甘特图。（拆书者注：这两种方法大家可以专程学习一下，真的很有用）
第五阶段：下一步行动的决定
在这一阶段，你需要确定当前任务的下一步行动内容，可以的话即刻制定好下一步内容的方案。当下一步行动需要由他人完成的时候，你就必须明确他的责任范围。事实上，百分之八十的下一步行动，你只需要花几分钟，就可以思考出预期效果以及实现步骤。比如你需要换一台电脑，花十分钟上网浏览一下性能价格对比就可以完成这个项目。
原则一：养成收集的习惯
前文介绍过的方法和模式基本上构成了一个完整的个人管理系统。最后，我们再来从比较宏观的角度介绍三个管理个人系统的基本原则：
接下来作者将介绍他近三十年来的运用这些基本原则的一些心得体会，运用这些原则将对你管理整个系统起到重要的作用。第一个原则就是养成收集的习惯。至于收集的技巧，前文已做过具体介绍，此处不再赘述。
在之前的收集过程中，你一定也曾感到焦虑，但同时又有一种特别放松和重获控制力的感觉。当你面对你收集的各类材料时，你会找到各类消极情绪的根源，也顺势发现了消除焦虑的方法。
那么这种消极情绪来自哪里呢？你收集到工作篮的东西都是你与自己达成的协议，消极情绪事实上就是一种由于你违背协议而丧失了自我信任的焦虑感。例如，你告诉自己要抽出时间陪孩子，但是你最终没有做到，这时候你就会因为未完成目标任务而感到挫败和焦虑。
如何减少这种消极情绪呢？
第一种解决办法就是你不跟自己签订协议，意思就是当你面对繁杂的项目时，你选择了放弃。一旦你降低对自己的要求，你会立马感觉如释重负。当然这里说的不签订协议不是无故降低对自己的要求，而是在你回顾工作清单时，选择性地放弃那些你并不是真正想完成的无价值工作。比如那些纯粹是为了得到别人赞赏而揽在自己身上的工作。
第二种方法就是完成这项工作。只要你完成工作，你就会感受到成就感，而且会有信心迎接新的挑战。相信你在利用两分钟原则处理掉一大堆事情的时候，你已经感受到了这种喜悦。
如果你不打算降低对自己的标准，也没有能力立马将事情完成，那么你可能需要用到第三种方法：重新商定协议。比如，你本来打算约朋友下周五喝茶，但你临时有事，所以你把日期调整到了下周四，这就是重新商定协议。一旦你告诉你的大脑你应该处理某件事情，那么你的大脑就会将其存入短期记忆里，并且认为你应该立即采取行动。因而面对你不能完成的项目时，马上改签一下。
原则二：确定『下一步行动』
决定每件事情的下一步行动往往只需要十几秒钟左右，但是正是由于下一步行动思维的缺失，导致很多事情都被延误。
例如某人在清单上写修理轮胎，那么下一步行动就是上网搜索轮胎店以及对比轮胎价格。这样他就可以在拥有十五分钟空闲的时候，拿出行动清单，来处理这个问题。
从最底端的任务开始，制定行动的具体计划，然后将行动提示信息列入清单，找出空闲的时间执行。这是我们维护内心轻松，高效工作的关键。很多情况下，由于我们没能及时的做出下一步行动，很多简单的事情也被耽搁。
大家意想不到的是，往往那些比较聪明的人，延误的事情越多。而且他们列出的清单上，未解决的事情会更多。这是因为他们在面对一些较难完成的事务时，大脑里已经迅速勾画出了完成任务需要面对的困难，如果不能完成工作，将会面对如何的惨境。因而他们便瞬间自我设限，误以为我如果不做，就不需要面对这些困难了。
但是这并不是正确的解决方式，如果你选择去确定下一步行动的具体内容，你的大脑就会抑制住这种烦恼，因为你一旦决定了下一步行动，你的内心就会获得信心并找到方向感。
所以，『下一步』行动的价值就在于：
1. 澄清问题，回答『目前我们需要采取的下一步行动是什么呢？』这个问题，本身就会引发人们进行更深层次的思考。等到能够作出回答时，问题已经向着更加明晰的方向发展了。
2. 明确责任，如果明确了具体行动就可以明确职责了。
3. 提高效率，一旦人们明确了目标，立即分配任务开始行动，效率一定会得到很大的提升。
4. 提升自己的能力，下一步行动的提出可以显著提高个人推动事务进展的能力，同时能够增强个人自信心和前瞻能力。
通过提问自己下一步行动是什么？可以在你面临难题的时候，通过提出具体的解决策略，可以帮助我们逐渐走出消极情绪。
原则三：学会关注结果
思维和想象力对实际行动会有积极的作用。
在管理个人系统时，最关键的一个原则就是在处理事情时，学会在脑海中对结果做出正面预期，并在实践中集中精力追求正面的结果。比如，『什么方法能够让我抽出时间多陪陪女儿？』，这就是一个具体的目标，而且问题里面就包含了结果。这样会促使你做出下一步行动。反之，如果问题改为『我能为父女关系做些什么？』的话，暗含的结果就很模糊，下一步行动不够清晰，结果可能就是不了了之。
正向的预期结果将使你想得更加长远且透彻。当你不断地发现问题，确定目标，确定下一步行动，解决问题，完成目标，你将会收获很多。
所以，『预想结果』非常重要。因为结果和行动是紧密联系的，只有你对结果有所预期，才能够对行动做出下一步的规划，行动对结果的作用是正向的，你们结果一定是令人满意的。
作者把这种设定预期结果，然后促成目标实现的思维模式总结为：自然计划法。它能够帮助我们对具体的项目进行有效的控制。自然计划法是自然而然的，但是它不能自动运行，需要我们将大量的信息、观点和主意结合在一起，并进行统筹安排。
在遇到问题时，追问目的是一种非常重要的能力。而在具体行动明确前，想象成功更是一种需要强化的重要能力。为了获得这个正向的结果，你可以通过思考决定下一步行动，在现实世界中逐步实现脑中构想的结果。
如何升华GTD 之路
本书一开始的时候我们介绍过，GTD英文全称是Getting Things Done，翻译过来就是『把事情做完』，即『搞定』。它涵盖了本书中所介绍的所有时间管理方法。
GTD实际上是一种可以不断完善的自我管理之路。这里的升华之路是指在你初步熟悉它的流程并用它管理工作的基础上，逐步优化整合你的个人管理系统的这个过程。
升华有三个层次：
第一个层次是可以将GTD运用到基本的工作中去；
第二个层次是逐步将GTD全方位应用到生活管理系统；
最高级便是能够充分利用GTD这个系统为自己完成任务，创造自由空间。
就像开车一样，最开始你只是能够掌握基本开车技能，保证不伤害到他人；逐步地，驾车已经成为你生活中不可或缺的一部分；到最后，你已经想要驾驭一辆高性能的车辆，自己与车辆成为共同体。
你需要不断熟悉个人管理系统的各个组成部分，逐步认同这个系统，并通过多次的操作，让这个系统完全适合你。如果在学习GTD路上，某一个环节脱离了这个步骤，那么不要着急。因为最少需要两年时间，你才能熟练使用个人管理系统全方位地管理生活。如果你通过这一段学习，只是学习到了几个有用的方法，例如两分钟原则，那么你也能够小幅度改变当前的生活。
GTD的最高阶是你可以利用这个管理系统来有效面对生活中出现的任何情况。在这一阶段，你不会因为处理任何事情而觉得焦虑，因为你可以确保你的个人管理系统将不会遗漏任何细枝末节的东西。GTD可以帮助你的大脑空出绝大部分位置，你可以用这些时间来释放你的创造力，学习那些你感兴趣的事情，轻松掌控日常生活。除了当下需要处理的工作，你的大脑不需要担心任何一件事情，你将拥有前所未有的平静状态。
