改变一生的日程规划术（蓝狮子经理人017）

杭州蓝狮子文化创意股份有限公司

读书理由：一直对时间管理非常关注，也想找到一个适合我自己的具体时间管理策略。

73个笔记

第1章 卷首语

写好日程表，创造工作的充实感

日本记事本达人佐佐木香在《活用记事本设定工作目标》

无法数据化的目标，就无法执行。（一定要进行量化）

①将想做的事一个个明确列出，然后②化成具体数字，接着③决定先后顺序，并④具体算出可用天数，最后⑤写在日程表上，这5步骤就是日程表撰写的基本原则。

《记事本圆梦计划》作者熊谷正寿表示，其实就是“工作拆解”，将想做的要事拆分成一个一个可以明确化为时间数字的小事，当行动分量数值化后，才能知道得花多少时间来做，做到什么程度算是完成一个段落，也才能明确掌握工作的成就感。

“纸质与数字其实没有孰优孰劣，两者只是工具的不同，背后日程表的写法和原理都相同。”

“分析自己惯常的工作模式，哪种模式能让你感到‘记录真好’的热情，就是最适合你的日程表做法。

第2章 基本篇

你怎么填写你的日程表？是看看每周或每月接到哪些工作，然后一项一项填入，逐步把页面空间塞满？还是在年初或季初，就先想好于公于私要完成哪些重大目标，然后以倒推法排定各阶段进程，以便如期达成？（倒推法确实不错的，也就是以终为始）

日本时间管理顾问水口和彦指出，许多人在年底都会为自己拟定来年的愿望，例如度假、运动或进修，但事后却又发现自己每天工作满档，根本没有时间去落实。“然而‘有没有时间’不是结果，而是选择。

Step1：厘清不急迫却重要的事

然而那些“不急迫但重要”的事，例如健康维持、人脉经营、学习进修等等，才是对人生真正有价值的工作，一定要想办法先排入日程表中，才能有效提升自我。

Step2-1：拟定一周日程明细

所有工作都可分为“完成时间自由的工作”“指定时段完成的工作”和“临时插进来的工作”，将前两者妥善排进日程表，然后保留两成空档给后者灵活应变，就是最基本的周日程规划方式。

首先将会议、商谈等“指定时段完成的工作”（急迫的事）填入周日程表中，尤其务必记得将交通时间也计算在内。

接着将“完成时间自由的工作”（不急迫但重要的事）填入自由时段内。如果自由时段很分散，将工作拆成几个区段，分别填入不同的自由时段中也可以；而工作的开始与完成时刻也不必一定要标明，只要衡量整体自己能够负荷，制定一个完成日期即可。

Step2-2：拟定3个月长期计划

长期计划的拟定，水口建议，以3个月（13周）为单位最恰当，因为半年或一年，由于时间延续太长容易让人松懈；1个月或双周，常常还看不到明显成果，容易让人气馁；3个月是最能让人有明确掌握进度的紧张感，又能看见成果的最佳时间长度。（为什么是3个月）

做法上和周日程相同，先纵向列出1～13个格位，然后排定想要完成的不同计划，再依照开始时刻和完成时刻画上直线，就能一目了然自己在接下来3个月内的重点工作了。

第3章 纸质篇

纸质日程表进阶：多色笔、图形化、便利贴

除了选用一本适合自己工作习惯的记事本，其实运用多色笔、图形化和便利贴，就能提高自己安排工作时的优先级意识，让行程规划变得更具意义。

多色笔运用术：4色分类，一眼检视工作“急迫/重要”度

著有《画出答案来》的日本图解与时间管理专家池田千惠

会在早上7点前完成当天行程规划，并运用不同颜色标示出事项的紧急与重要程度，等9点开始工作，便按先后顺序逐一执行，有效完成一天工作。

工作完成后，用红笔把该事项划掉，这样只要看到还没有被划掉的项目，便会恨不得赶快将它们消灭掉，特别具有激励效果。

“关西文具王子”美称的日本文具达人高桥拓也，则以色笔框线法作为时段运用的提醒。例如已知但尚未确定细节的重要工作，或是无法挪作他用的会议时段，都会预先用红笔将该时段框线保留下来；而休息时段或休假日，则用绿色框线在日程表上框出，这是不能让工作侵占的领域。

便利贴提醒术：3重提醒，避免工作遗漏

便利贴具有轻松复制与移动的功能，只要书写→排列→撕下就能轻松活用，扩充原本有限的页面空间，可说是纸质记事本的最佳配件。

使用时，一定要掌握“一张便利贴只写一件事”的原则，才能方便进行各式各样的移动与修改。

写时可将信息分为“ToDo”（短期内该做的事）、“计划”（预计的活动）和“创意”（想到的点子）3种，搭配“急迫/重要矩阵”分类，便能快速确认工作排序方式。

使用时，暂订计划先用便利贴贴在记事本上，等确认后，再将便利贴内容用铅笔转填在日程表上，

日程表不只是用来记录要做的事、要开的会，更重要的，是通过“整体鸟瞰”的概念，掌握自己生活与工作的平衡。通过规划，让自己在工作休闲与社交间保持平衡；借由记录，检视感情与财务这两本存折，持续累积存款。

“把想到的事写下来，把写下的事都做完”这个原则，日程表就会成为督促自己行动的助力，累积进展，持续提升人生。

年日程：6种颜色一眼掌握工作与生活的均衡度 年日程最主要的功能，是计划与记录这一年有哪些重要活动，通过分析自己不同活动发生的频率，可以对自己生活安排方式进行总体检。

林珮玲会在年日程表最上方的空白处，用6种不同颜色笔写下各种不同活动的代表色，例如学习是紫色、演讲是黑色、活动是绿色等等，记录时就以此为依归。（也可以自定义颜色）

“6”是统计研究中一般人能有效分辨与记忆颜色的最高限制，若使用超过6种颜色，版面很容易变得过花，不只降低一眼辨识的能力，也会造成记录上的不便。

周日程：以“急迫/重要矩阵”十字切分一天工作时段

早上8～10点的刚上班时段，精神最好，适合处理“急迫又重要”的工作，及早完成必须交办与联络的工作，以便下午还有时间进行后续追踪；10～12点时段，由于都是开会，或是处理外部电话，多是些“急迫但不重要”的工作；而吃完午餐睡过午觉后的14～16点，不仅精神重新充电完毕，多数庶务也已在早上处理完成，刚好用来处理“不急迫但重要”的思考工作；最后零碎的一些“不急迫也不重要”杂务，则留待下班前的16～18点处理。

用蓝、黑双色填写内容，蓝色代表自身工作，黑色则是老板的行程，

第4章 数字篇

Google日历使用入门3堂课

Google日历和工作表： 一次规划“双周间”的日程表

用“双周”来检视，才能够方便随时检视当周进度，然后调配下周行事安排；此外，工作若发生提前或延后，也都大约会是在两周内调度，是一个非常方便调度活动的检视区间。

规划日程表时切记不必过于拘泥于细节，只要善用倒推法，从截止日期抓好进度即可，就不会变成忙于规划时间，而不是完成工作。

Step1.进入Google日历设定页面 从Google日历右上方齿轮图示点进“设定”中。 Step2.选择日程表的检视时间范围 找到“自订检视”选项，然后选择想要的时间范围，就能更改检视的时限。 Step3.选择“双周”检视 从表单中选择“2周”，改为双周检视模式。

Evernote是目前最流行的在线笔记本工具之一，可以随意剪贴各种网页、图片、文字、影音信息。

《Evernote超效率数字笔记术》

Step1.在Evernote内建立不同分类的记事本

Step2.建立时间概念的标签

“today”表示这两天需要完成、察看的记事；“tomorrow”表示过几天会用到的笔记；“review”表示完成后过几天要回顾检视一下；“plan”表示还在计划中等。

Step3.为常用工作建立流程或细节清单

由于很多项目工作流程具有重复性，建立好固定工作的流程与待办清单，就能有效减少重新编辑活动与工作表的时间。

RescueTime：分析个人电脑使用时间效率

要真正做好时间管理，必定得从“记录时间”开始，找出时间浪费的症结点，才能对症下药去“安排时间”。

1.以双周作为日程表检视单位，方便掌握与调动进度。 2.利用云端笔记整合日程表安排的各种相关资料。 3.分析自己的电脑使用习惯，抓出时间浪费症结点。

第5章 并用篇

让纸质记事本成为创意孵化箱

实用技巧 1.分析自己日程表使用习惯，找出对应的适用工具。 2.日程表管理采用数字工具，方便修改与随时检视。 3.需要绘图的情境，纸质媒介往往比数字更直观好用。 用台式机编排日程表，手机全自动同步

第6章 工具推荐篇

挑选关键1：尺寸 A6、B6、A5是主流

挑选关键2：便利性 一定要能180度摊平

具有书签绳，才方便单手翻到今天的页面；附有笔插，才不会要用时还得到处找笔，都是提高便利度的必备配件。 挑选关键3：记录栏格式

选择适合的月、周与附录格式

挑选关键4：装帧——活页式方便追加内页

习惯一年用一本的人，可以选择线装、胶装或骑马钉的日程表；

挑选关键5：收纳性 口袋方便收放文件

行事历

Week Calendar（UtiliTap /收费）

Gemini Calendar（免费）

待办清单 Remember the Milk（免费）

GoTasks（EvgeniyShurakov /免费）

资料整理 Evernote（免费）

第7章 要点回顾

①将想做的事一个个明确列出； ②化成具体数字； ③决定先后顺序； ④具体算出可用天数；

⑤写在日程表上

第8章 精彩推荐

用3小时完成一天的事》水口和彦 著 《高效能人士的七个习惯》史蒂芬·柯维 著 《不加班的便利贴工作术》山岛裕之 著

点评：比较具体的一本时间管理书籍，关键就是要去实践操作开始时间管理。