欢迎关注“精进之乐”,我们一起——
每周解决三个效能问题,用一年的时间,成为一个高效能人士!
邹小强老师说:“有很多人问我,到底有没有一个最有效的时间管理工具,如果一定要让我选一个,我认为是——列清单”
人人都会列清单,“不就把要做的事情全部写在纸上,然后一件一件的做吗?”,这句话只说对了一半,但是不用担心,小强老师在“如何让你的每日计划井井有条”的直播中,为我们提了很多列清单的实用建议。在这篇文章中,我不仅将这场直播的所有精华知识都详细全面的整理成了思维导图,还结合自己几周以来的实践经验,为大家做了更详细的解说和拓展,希望大家能够喜欢!
首先,我们来看,为什么要列清单?列清单能够解决我们生活中的哪些问题?
这些问题大家可能都似曾相识:
【老忘事儿】
事情总是拖着没做,而且有些事情总是突然出现,瞬间打乱了你所有的计划,导致你常常陷于焦虑之中。或者是,很多事情总是要别人提醒了你才知道做,这又导致了别人对你不好的期待,因为你总是说了又做不到,就算做到了也是拖拖拉拉。
【特别忙乱】
总觉得事情特别多,特别是杂事,做着做着觉得这些事情真是个无底洞,好像永远做不完,而且越做越觉得没有意义...这还算小,更可怕的是, 由于没有自己的计划,你总是很容易就答应别人的请求,久而久之,越来越多人请求你帮忙,最多的是那些他们自己不愿意做的小事,这样一来,你才发现,因为自己没有计划,所以好像“顺理成章”的被别人“计划”。
【成长很慢】
我们经常面临一个问题,忙乱了一天,晚上想要回顾一下,发现好像没有什么事情可以回顾,天呐,这一天都在干嘛?其实不是没有事情可以回顾,是你的大脑把这些事情给忘了。而如果你每天把要做得事情正确的列在清单上,那么清单上的事情其实能够反映了你一天的成长轨迹,你在晚上把所有事情忙完时,可以看着清单回顾一番,看看自己今天的事情完成得怎么样了,如果完成得很好,第二天会更有动力,如果完成得不够好,可以有针对性的提出一些解决方案,更大的一点好处是,你可以通过每天清单上事务的完成情况,了解自己的效能,避免重蹈覆辙,争取更快的进步。
以上就是没有列清单容易出现的种种问题,好吧,我们开始列清单,那么问题又来了,列清单不能只是单纯的列下来,得有方法。所以,我们在列清单时候又会出现哪些误区呢?
【只用脑子记】
很多人会觉得,哎呀,就那么一点事,用脑子记记不就好了。没错,当事情比较少的时候,的确用脑子记记就好,可是当一个人升入职场后,那每天面临的事情可就不是几件,而是各种重要事情和各种琐事鱼龙混杂。
其实,我们的大脑擅长思考,而不擅长记忆,而大脑的精力是有限的,你让它记得太多,它就容易陷入思考困难。为什么列清单?就是为了把这些纯粹靠记忆的事情“请出大脑”,写到纸上,给大脑腾出足够的空间,让它好好的思考。
【只列重要事】
这个看法听起来好像很对,牛人们不是都说“要事优先”吗?所以把重要的事情记下来就好,那些琐事就无所谓了。但是,我们认真想想其实会发现,重要的事情我们往往都记得很清楚,而恰恰是那些被忘记的小事、琐事在真正的扰乱我们的生活。
【计划太完美】
对自己期望总是太高,想做很多事,安排了每小时,甚至每刻钟要做的事,但是,只要有一个突发事件,你的计划就全被打乱。并且,一旦计划难以为继,你便开始觉得计划根本没用......
好了,说完常见问题和误区,开始聊聊“4D工作法”
先给大家看一个清单,这就是“4D工作法”的应用。
“4D工作法”有几个用法和要求:
一、时间轴与自由区
大家看,黑线左边是“时间轴”,用来写我们今天必须要做的事情。黑线右边是自由区,用来写一些可以调整或选择性做的事情,以及一些备忘的事情。
二、重要的事情加上星标,但是不要超过三件。加星标是为了提醒你先做重要的事情,以免晚上到了十分困倦的时候,才发现正事没完成,又得加班,最终恶性循环。
三、一定要把事情描述道“可立刻去做”的程度。
例如:准备成长社区演讲/看并整合《贫穷的本质》解读版、多结合社区父老乡亲的生活谈误区和举例子,尽可能通俗易懂。
四、工作和生活事务要列一起,这样 能够保证你的生活平衡,以免家庭事务被工作无限地往后拖延。
最后是我们在列清单时经常会遇到的问题
第一、划没有变化快,何必做计划?
这个问题...不得不说,其实还是有很多人能够很好的平衡计划与变化,套用马云爸爸的话,就是:谁说实体经济不行了?是你家的实体经济不行,别人家的好着呢!
其实啊,计划是为了让可控的事情更有序,从而为觉得不可控的事情腾出精力。
第二、清单上的事情总是做不完怎么办?
首先,我们在安排每日事务的时候要用对方法,建议流程如下:
1,列出所有想做的事
2,排出轻重缓急
3,计算自己当日的可支配时间
4,从最重要的事情开始计算需要花费的时间,一直算到填满可支配时间的80%为止
这里提到80%原则,意思是,我们要留出可支配时间的20%来应对一些紧急事务以及拖延浪费等,大多数人对自己都期待过高,这20%就是用来克服这个弱点,让我们的计划可持续。
其次,我们一定要把每件事物的具体做法想清楚,写清楚,最好是以动词开头,并且要有结果呈现,例如:开会/早晨9点,办公室、带上整理好的资料、说服与人人员同意我的营销方案。
最后,每天晚上要有复盘,复盘了才能清楚自己的效能的,第二天才能把计划做得更好,建议流程如下:
1.没有完成的事情出于什么原因?如何解决?
2.是否做到要事优先?
3.今天的成就感有几分?哪些事情让我感到满意?
4.哪些事情还需要提高?请提出未来几天或明天的具体并有结果的解决方案
5.如果可以重新来过,我会如何安排今天的事务?
6.今天的幸福感几分?如果我想将幸福感提高一分,那么接下来或者明天具体要怎么做?