前几天的无休止加班、加班、又加班，办公桌已散乱不堪多天。在这乱堆如“杂草”的文件堆中，大脑依稀还记得，有一套关于机构改革的文件已复印，需要归还；有一个视频修改意见，已整理完毕，等待跟领导汇报；恩，差不多就这些了，应该没了吧。

那就抓紧收拾吧！不收拾不知道，一收拾吓一跳，竟然有1个县里的《纪要》未及时呈报领导，还有1个上级安排的周期性任务未让领导签批……虽然，还不至于影响到工作开展，但无疑对我这个“专业高效能人士的专业素养”进行了无情的鄙视。

就我本人来说，我在处理工作上，主要应用GTD法则，随着移动APP的发展，GTD已应用在我工作、生活的方方面面。然而为何这个高效的理论依然在某些地方留有了死角呢？

自省模式，开启！

GTD时间管理分为“收集、整理、组织、行动与回顾”五个步骤。简单来说：收集是指收集一切事务；整理是指对事务分类；组织是指对事务进行安排；行动是指处理事务；回顾是指对事务查漏补缺。详细可参考《1000字2张图，让你学会GTD核心原理》（历史文章中）。

我所延误工作，其步骤可分为：

1、《纪要》呈报工作

step1：阅读纪要，了解主要内容。（往往不是自己开的会，有必要进行了解。一方面可以了解重大事项决议，充分“占有资料”，另一方面防止领导提问或安排时，自己对事情还一无所知）

step2：立即办理，或者放入时间管理APP，择时办理。

step3：呈报《纪要》，询问领导是否有其他安排。如果有安排，由于提前备了课，可以很快领悟领导意图。如果未安排则任务完成。

2、周期性任务呈报安排工作

step1：研究、掌握任务具体要求。

step2：立即办理进行step3，或者放入时间管理APP，择时办理。

step3：呈报领导签批，明确主办科室。

step4：将批件下达具体科室，并告知任务主要内容、领导安排及上级部门主管科室联系方式等内容。

step5：如有必要，还需要定期督促、督导主办科室及时完成任务。

如此结束。

对照GTD理论，可见出现问题的环节主要是第一环，即收集阶段。

GTD理论强调，要“清空大脑”，要将所有的应办事务放入收集篮，而诸如2分钟之内可以解决的事务、可以立即安排给他人的事、没有必要做的事务等，就不要放入，以避免增加“脑负担”，不利于高效。正是因为GTD理论中“收集”的标准并不清晰，我们对事件进行判断时，就会遇到一个内心的疑问：放入“收集篮”还是不放入呢？在犹豫、踌躇之中，时间被其他事务切断，导致既未放入收集篮，又未挂在心上，等你再次“发现”这个工作还未完成时，或许黄花菜都凉了。

具体可能有以下情况：

1、2分钟事务。比如，《纪要》往往是不需要进行再安排的，步骤就是单纯的呈报，但可能由于“领导不在”等原因，而搁置。

2、杂事缠身。比如，接到上级通知后，还未来及做出安排、上报或者放入收集篮，就因参观、调研等外出活动，而搁置。

3、专注中不想分心。比如，你正在写一个大部头方案，当下文思如泉涌、下笔如井喷，万万不想由于“不太重要”的事情打断灵感，而搁置。

情况还有很多……

那么我们该怎么办呢？

先来分析：

GTD时间管理，作为一种工具，其管理目标的实现，需要克服一切困难，严格执行GTD收集法则，即不要过多犹豫，凡是不能判定不应放入的，都要第一时间放入收集篮。然而做到这么严格有多大可能性，谁实践谁知道，反正我出了好多问题。

另外，“完全清空大脑”也是一个很具有争议的问题：完全清空是个什么状态？完全“忘记”任务的存在，等待工具提醒？还是完全“忘记”任务的内容，等提醒后，再次阅读研究判断？

在理论上，人脑才是最省力的工具（想象一下，如果人脑中自动设置“收集篮”，自动执行GTD流程，那将会是多么高效。最起码这一系列的流程都将在脑中自动完成，会节省很多整理的时间），然而诸多现象也表示我们不可以完全相信我们的“大脑”，大脑有其与生俱来的局限性。

那么我们可不可以人脑的高效率和工具有机结合起来，通过双方互补，进一步优化时间管理呢？

基于以上分析，提出假设：

加入“二次收集”步骤，结合“晨间日志"工具，解决收集不全面和脑子中完全无印象的问题，实现大脑与工具的有机结合。

具体实现步骤设计：

1、执行GTD。能够做到及时收集的事项，应按照GTD理论研阅并放入时间管理APP。

2、建立待办文件夹（工作文件专项收集篮）。

3、养成办公桌日清习惯。当日下班前，将由于杂事缠身、需要外出、不想分心等情况，未及时放入时间管理APP的事项文件整理，全部放入“待办文件夹”，避免应收集事项文件淹没在一桌子的资料、文件中。

4、二次收集，将待办文件夹中文件研阅比照，将未放入时间管理APP的，整理放入，安排行动。

5、结合工作日志加强脑印象。第二日晨间，撰写“工作日志”时，要严格结合“待办文件夹”编写“今日目标”项。好处是，由于“工作日志”是每完成一项任务后要即时填写其中“流水账”项的，这样每天就会有多次机会看到今日目标，从而大大加强大脑记忆待办事项的程度（多次记忆符合艾宾浩斯规律），而这种记忆无形中会形成大脑对一天工作任务的整体判断。

6、定期清理待办文件夹。目的是解决由于各种不测，导致任务未及时收集到时间管理APP，同时要将完结任务移出归档，还可以对部分有必要工作进行复盘。

结语：

本文主要讨论了GTD流程在实践中的具体问题。通过建立办公桌日清习惯和利用待办工作文件夹，实现“二次收集”，补充GTD的收集环节。同时提出不应忽略人脑作用的建议，利用结合工作日志的方法，将单纯“清空大脑”转变为让大脑和工具有机结合，进一步提升了GTD实施效果。

愿对您有益。