用了这款软件后,我发现二十年的文档管理方法都是错的

题目有点长,但确实是我的真心话。

在朋友、同事的眼中,对于生活安排以及文档的管理,我可以说对得起“井井有条”四个字,甚至会自我评价是个“无趣”的人。在计算机文档管理方面,我一直很自信我是一个比80%的人要厉害一点的人。文档管理比如我会按照年份、事件把文档分门别类地进行管理,过一段时间再进行整理,年末还会进行梳理。电脑桌面上的图标不会超过两列,而且固定时间会进行清理。写到这里,你应该说我的习惯非常不错,文档管理应该也是非常不错吧。其实以前我也是这么认为的。

但年初,一个同事分享了一篇文档,深深地触动了我,[Listary]好用到哭的快速搜索工具,好像标题党的样子,但事后想想真的没有丝毫夸张。

软件原理是利用计算机的超级检索、搜索功能,把文件的名字进行检索,快速将你需要的东西从海量的文档里找出来,这么说也好像没有什么特别之处,我们常用的文件检索工具是文件管理器也是这样的原理,说实话,文件管理器这款windows自带的软件陪伴我们十几年,虽然搜索文件效率极低,效果很差(比较于这款软件),但居然我这么多年都忍受下来了,也真佩服自己的随遇而安啊。

不废话,先上图。

原来的用windows自带的文件管理器搜索过程是这样的:


半分钟过去了,还是这个结果。(不要说电脑不好,我的电脑买了不到半年,ThinkPad i5,出身名门,虽然中途被联想收购,但还是保留贵族血统的。)

用了listary,结果是这样的:


基本上是秒出。

以前打开文件的姿势是这样的:


现在打开文件的姿势是这样的:


除了打开文件,应用文件也可以,如下打开PDF阅读器:


还有打开常用的网页也可以(百度搜“两会”):


以前的桌面是这样的:


现在的桌面是这样的:


根据网上资深大神的建议,我在桌面上留下了以下两个文件夹,分别是本月和垃圾箱,周末和月底对文件进行整理。再在下边的工具栏上放置几个工具栏,如用的频率特别高的应用软件,如wps、xmind、有道云笔记、浏览器(浏览器里首页可设置百度,在百度首页里设置我的导航,可快速访问常用的网站)


关于软件设置,在文件选项里,可以排除一些无效的索引,比如微信的很多临时文件,如下图。

软件确实好用到哭,如果到现在没有感觉,请先到知乎等找相关使用资料学习。

下边敲黑板讲重点了:

以前我的习惯是按照文件目录进行树型分支管理,如2018年目录下有个文档文件,201803团建,2019年目录下也有一个文档,按照以前的习惯,是这样命名的201903团建,应该说没有大的毛病。但有了listary这款软件后,命名规则可以随心所欲,天马行空,目的只有一个:让计算机快速找到文件,那么文件命名有特色就非常重要了。也不在乎文件目录等了,一切都交给计算机,从搜索原理来说,只要把文件名字标注得越详细越好,比如新的文件命名我会这么写:201903团建 大罗山 翠花 小强 登顶没有成功 遗憾.docx,

只要这样搜索:


或者


也可以这样


当然也支持拼音


条条大路通罗马,而且基本上是秒出。

这个文字命名规则是 基本命名+补充信息,基本命名规则就是我们以前受过教育的方法,就是言简意赅地把文件的意思概括出来,建议在十个字以内;而后续的补充信息越详细越有特点越好,可以4W(when where why who)+H(how),甚至可以把其中最有意思的花絮也写进去。如果有文字洁癖的可以把补充信息用括号或者其他符号分开来也是没有问题的,如 201903团建/大罗山 翠花 小强 登顶没有成功 遗憾.docx 或者 201903团建(大罗山 翠花 小强 登顶没有成功 遗憾).docx,但我个人不建议,因为在输入符号时,需要中英文切换,使用不连贯,就用空格替代。当然,如果把文件发送给其他人时,可以把补充信息去掉,不然别人接收到这个文件,感觉会很奇怪。

每个人命名文件的习惯都会不同,但使用这款软件的核心是名字。除了上段提到的命名建议外,对于一些能够快速在大脑里引起第一反应的要素要首先体现。比如我2013年到青海湖游玩,当天张导游给我发了一个青海湖的自驾游日程表,我会这样保存:2013年青海自驾游日程表 张导游发.doc,当然,还可以加入本次游览的初步感受以便于以后快速查找。下次我如果想找这个文件,脑袋里想的和文件命名的主要关键字会一致,如张导游、青海,直接输入就能迅速找到文件。

对于关键字的选择,越独特越好,偶尔联系的强烈建议在文件名里加上联系人, 而对于联系比较频繁的人,在文件命名里体现效果倒不是很好,当然需要其他的独特要素互补效果会更好。对于地点等其他要素,也是这个道理。

文件夹也是可以这样命名的,我提到过,用了这个软件,可以不需要文件夹了。但如果从相册导入照片的话,根据上述的规则命名还是可以参考的,毕竟对于相片一个一个重新命名是相当花时间的,好像也没有这个必要。当然相片管理也有很棒的软件,如picasa等可以根据人脸识别进行自动分类,这里不赘述。

好软件必须要支持,虽然免费版的基本上能够符合我使用的要求,但我感觉还是要付费,好软件必须要给点支持,毕竟它给我带来的好处是远远超过了这笔钱。在支付阶段,说实话,老外的支付做得真叫烂(但为什么软件这么好用呢?),支付宝、微信不支持也就算了,银行卡也不行,难道老外都是活雷锋吗?最后发现信用卡可以,终于把86元钱给付出去了,顿时正义感满满。(后来了解,这款软件的开发者居然是中国人,确实一脸懵,有点想不通,不过,软件好用,其他深究也没有意义。)

更加详细的设置和使用,请自行搜索百度或者知乎。

补:在使用过程中,还发现了一个功能,在存储文章时,一下子想不起要存储的确切的目录以及目录所在的位置,也可以用快捷键调出,点击后可直接替换成调出的的目录名字。这个功能非常有用,超赞。

又及:这段时间,重新阅读《未来简史》这本书,包括人工智能将替代很多人的工作,很多人、事、物都将被重新定义,或许我们需要好好思考未来几十年或者十来年的生活,虽然无法做2%的超级人类,但不能完全做无用之人吧。我们是如何对待比我们卑微的生物的呢,如猪牛狗。超级人类以后也会这样对待无用之人的,想想也不寒而栗。

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