1.待跟踪事项的类别

我们看一下，最终从组织整理的角度，我们那些待跟踪、待办的事项，到底可以分为几个类别。

作者告诉我们：“可以分为七类”。

之所以分为七类，是因为我们在归拢材料的时候说过：“你所有归拢到一起的材料当中，肯定有一个部分是垃圾，垃圾就丢到了垃圾箱”。

所以除了它之外还有7类需要跟踪跟管理的事情。

第一类，项目清单；第二类，项目的辅助资料；第三类，日程表；第四类，下一步行动清单；第五类，等待清单；第六类；参考资料，第七类，将来/也许清单。

这就是七类不同类别的事项，先不用了解每个类别到底代表什么意思，应该把什么事情归入其中。

作者强调了一个原则：保持不同类别事项彼此之间界限分明。

这点特别重要，如果你忽略了这个分类流程，把不同种类的事情列入同一个清单，就会特别不想干这些事情，会对这些事情无动于衷。

比如，日程表里记录的都是一些必须在指定日期完成的工作，如果你把日程表里的工作写到下一步行动清单里面，就不再依赖日程表了，必须频繁看你的行动清单，以免漏掉这个工作。

所以，如果你没有把事情放到一个正确的类别里，这几个类别之间混淆的话，并不能帮助你提升时间管理的效率，会造成很多无意义的思考和停顿。

我们看一下，到底应该怎么样组织整理？

我们把工作栏清空、处理以后，会得到几个清单和文件夹，注意，最终你的手上剩下的，只有这些清单跟文件夹，没有别的东西。

2.日程表

我们对行动的提示信息可以分为两类：一类是需要在一个指定时间里执行的行动提示信息，比如我下周二要看演唱会；另外一类是应该尽快完成的行动提示信息。

日程表负责的就是第一类行动提示信息。

作者在这给了一个提示，这个提示对我是非常有用的。

我之前做事情确实有这样一个习惯：也会用到日程表，但我的日程表里面列的都是一些没有明确完成时间的任务。

比如，我会想当然把第二天觉得自己能够完成、需要做的事情，都列到我的待办事项清单里面。

但实际上，我很难第二天把这些事情都做完，很难让这些事情如期完成。

然后，我就把这些未完成的事情，转移到后天的待办事项清单里面。我的待办事项清单里面，就一直有一堆事情往后挪动。

作者说：“你千万不要这么做，要把你的日程表当成一个神圣不可侵犯的领域，绝对不能把那些没有硬性时间要求的事情写入其中，不然的话，你的日程表里的行动就会变得不清晰！” 

如果我们按照作者的规则，安排我们的日程表的话，剩下的自然就是那些没有苛刻时间要求的行动。

我们看一下没有苛刻时间要求的行动，应该怎么样组织和整理，但先要记得日程表记录的只是一些有硬性时间要求、在特定时间做的事情。

3.下一步行动清单

下一步行动清单是每天任务的来源，你所有的行动提示信息都应该记在这里，它跟日程表一起构成我们每一天行动管理核心的一个结构。

昨天，咱们在“处理”步骤的时候已经了解到，有些事情两分钟之内就可以完成，那么你就马上去完成就可以了。

还有一些事情可以委派给别人完成，那么你就交给别人。

那些两分钟以上才能够完成的，并且没有办法指派给别人完成的行动，都应该记在某一个地方，记在我们的下一步行动里面。

类似于我们要给年会做个方案，要给谁打电话谈一谈某个事情，这些都不是两分钟以内能完成的，这类行动的数量可能非常多，有20个到30个，甚至50个，你应该怎么办？

可以把它们完全纳入下一步行动清单里面，这样的话，你什么时候有空都可以浏览。

当然也可以把它们分类，实际上，你的下一步行动还是可以细分的，比如工作的问题，生活的问题。

这就是下一步行动清单，它是每天要做的事情来源。

4.等待清单

等待清单就比较好理解了，是用来跟踪那些交给别人完成的事情。

这个清单非常实用，我立马就用到了我的工作当中，因为很多事情，我交给别人完成，但是我不知道别人完成得怎么样。

有的时候，我交给他，确实轻松了，自己不用干了，但是他忘了，然后，我时常需要分出注意力想一想，他有没有做这个事情，做得好不好。

作者告诉我们：“你可以把这类事情，放到等待清单上，这个清单上的内容是那些，你不关心过程只关心结果，或者由别人负责的事情。”

你的任务就变成，根据需要定期回顾这个等待清单，检查一下完成情况，并且作出决定，是不是需要做一些事情来推动这个事情往前走。

可能我们生活当中有些事情不是完全可以委派给别人的，是需要在别人跟自己之间来回转移的。

所以，有一个事情，可能一会在等待清单，一会在下一步行动清单，可能等到别人给了自己某一个材料之后，就要进行一个行动了，比如，别人给了我方案，我就要做审批，所以它有可能是来回移动的，这是等待清单的功能。

5，项目清单

项目清单实际上昨天也说过了，它提醒你都有哪些项目在手上，这个项目本身是不可被执行的。

作者一直反复强调，你不能说：“我要执行一个项目，这个项目是做一个读书课程”。

这个项目是分为很多步骤的，不能执行这个项目，但是能够执行的是行动。

项目清单可以让你宏观地看一下各个项目的进度，并且保证各个项目都在自己的掌控当中没有遗漏，向着正确的方向前进，这就是项目清单的功能。

这个项目清单，首先不用把每个项目按照重要性、大小排序，另外，这个项目清单里也不包含每个项目的执行方案、执行细节，它就是一个清单而已。

我有这么多项目要做，那这个清单可以让你经常查阅，以确保你对每个项目都制定出了非常恰当的下一步行动方案。

6.项目辅助资料

说到这，大家发现没有？你的一个项目可能会存在几个地方。

第一，可能会在这个项目清单里面，被列举在其中。

第二，因为这个项目本身是一个多步骤的行动，它的下一步行动，在下一步行动清单里面，是每天执行时候的一个参考，是每天任务的来源。

第三，项目的辅助资料。你可以把它想象成一个文件夹。比如我要做一个读书会，肯定要看很多书的资料，一些电子书，我必须存在这个项目的辅助资料下面。

在这作者提了一点，也非常有启发。他说：“很多人会把项目的辅助资料当成项目的行动信息，或者当成项目的提示信息”。

大多数人工作的时候都喜欢这样，把一些项目的资料放在桌面上，那么桌面上的文件夹就天天提醒你在这个项目上工作，这就是把项目的支持文件当成了行动的提示信息。

问题是：这些项目所需要的下一步行动和等待的任务都还不明确，包含在成堆的文件和邮件里面，你需要从里面挖掘出具体的下一步行动是什么。 

所以，这些项目的辅助资料只是大量等待处理的材料，而不是具体的下一步行动，它会不断地催你，赶快行动、跟进、做决定。

所以，当你每天具体工作的时候，看到这个文件就特别讨厌，这些文件是你最不愿意打开的东西，然后你对这些文件慢慢地就会麻木，它对你来讲就只会成为负担。

所以这是一个很有用的提醒，确实是我们很多人的坏习惯。

7.将来/也许清单

将来/也许清单里面记录的是，当我们对自己的大脑进行大扫除的时候，发现的那些不确定什么时候进行的事情，比如学英语、写一部悬疑小说等等，这些都可以放到将来/也许清单里面。

8.参考资料

参考资料之前也说过了，不需要你采取什么行动，它就是一个参考资料，但是日后你可能会想看，你就把它归档，把它存储就好了。无非就是你要不要存，以及你存储的系统能存多少，存的和不合理的问题。

所以，以上就是我们讲的整个GTD系统，最后输出的几个表单和文件夹。

发现了没有？印证了我前面说的话：“在这样的处理方式之下，你最终得到的就是几个表单和文件夹，这些表单包括下一步行动清单、将来/也许清单、项目清单、等待清单、日程表，那么文件夹包括你的项目辅助资料和参考资料。”

以上就是我们在组织整理的过程当中，输出的几个文件夹和清单。

发现没有？我们的人生，剩下这几个文件夹跟清单，整理完了之后，还是很清爽的。

9.定期回顾

组织整理之后，GTD的第四个步骤叫回顾，一定要定期回顾，保障你的系统可以有效地运行。

回顾的内容就是你的所有的清单，每天需要回顾的是两个。

第一个，你的日程表。

日程表记录的是必须在哪个时间完成的事情，所以，你一定要每天看一看，有什么必须要在今天完成的没有，可能是我在几天之前记录下的。

那么，现在我们日程表的提醒功能已经比较完善了，实际上已经没有必要每天回顾了，就让它做提醒就可以了。

第二个，你需要每天看下一步行动清单。

因为，你只有看了，才知道要干什么。

完成对日程表的查看之后，你就应该去看下一步行动清单。这一类清单的内容是一些预先确定下来的具体行动，一旦时间允许就应该马上去实施。

除了每天回顾之外，你还应该做每周的回顾，每周的回顾特别重要。

作者说：“这是成功的关键因素，一切需要采取行动的事情，我们都应该进行定期回顾，让我们的大脑可以不再花费精力，随便地回忆和回想这件事情。”

所有悬而未决的事情，包括项目清单、现行项目的规划、下一步行动、等待处理的清单、将来/也许清单，都应该每周回顾一次，然后你自己也能够得到一次机会，确认大脑无牵无挂，并且过去几天的零星琐事已经被收集起来了、处理了、组织起来了。 

这个真的特别有用，我在每周日的晚上，也就是每周一之前，就会做一个每周回顾、下周计划。

我发现这个可以帮助你把大脑清理干净，也可以帮助你以一个轻松的心情进入下一周。

因为我们大多数人都有这样一个体验：经过了几天特别忙碌的工作之后，我们就会进入一个失控状态。

我们的事情太多了，这没有什么大惊小怪的，你不要说：“我不工作了，一定要停下来整理一下，保证我的整个系统是井然有序的”。

没有必要，但为了保证它能够正常运转，我们每周检查一次、回顾一次就可以了！

在每周回顾的时候，你需要干以下几个事情。

第一，收集跟加工处理所有的材料，回顾你整个系统，更新各类表单，做到彻底清楚、实时完整。

大多数人没有能够真正拥有一个特别好的完善的系统，他们之所以没有办法从回顾当中有收获，是因为没有办法做到总揽全局，总是很模糊的感觉好像还有一些事情没有想到。

但是一个完善的系统会形成一个良性循环，你建立的系统越完善，你就越依赖它，你越依赖它，你的大脑被解放的程度就越深，你就越有动力坚持维护这个系统的运行。

其实很多时候，我们也建立了一些管理时间的系统，但是用着就不用了，为什么？因为它没有效果。

不过作者建议的每周回顾时间跟我习惯的不一样，他建议的是：每周五下午留出两个小时的时间，专门用于每周回顾。

之所以选择这个时间，有下面三个原因：

第一，对这一周的事物，可能在周五的时候，你的记忆还比较新，能够让你进行完整的反思和回顾。

第二，如果你在回顾的过程中发现必须跟别人联系，就可以在周五联系，毕竟这个时间还算是一个工作时间，你没有必要到了周末再跟人家联系。

我确实有这个问题，我周日回顾的时候，会给同事发微信，实际上这是一个非常不好的习惯。

第三，周五回顾的一个好处就是，可以清理自己的大脑和办公桌，让自己把烦心事都抛到脑后。然后安心享受周末的休闲时光，达到作者在本书开始的时候所描述的那种状态：轻松地时候，什么事情都不想。