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经过多年的观察,我发现自下而上的工作方法对提高个人工作效率最具有使用价值,即从当前活动和任务的最底层入手来处理事物。一般观点认为,最恰当的做事方法应该是自上而下地进行处理:首先确定个人的人生目标或者公司的长期目标,然后定义工作的主要目标,最后把焦点集中到实施计划的细节问题上。然而实际情况是,大多数人总是陷于日常繁杂的事务中难以脱身,进而严重阻碍了他们去集中精力总揽大局,所以自下而上的方法反而更加行之有效。
完全掌握各种事物(无论是工作篮中的还是脑海中的),并且采取一切有效方法保持这些这种清爽的状态,将成为拓宽视野的最佳途径。如此一来,你的创造力就获得了解放,他将更加有力地支持你着眼于新的高度,使你更有信心进行开拓创新。这是一种自由、舒展和精神振奋的奇妙感觉,只有采用自下而上的方法而处理事务的人才能体会到。
当处理底层具体行动的做法,已经成为你日常处理事务模式一部分的时候,你也就为进行更高一级的思维活动做好了充分的准备。事实上,在你的日常工作以外,有更多有价值的事情在等待你思考。但如果你在底层具体行动上的控制管理能力不够的话,就很可能无暇顾及了。这就好似穿着宽大的泳衣游泳——你不得不手提着泳裤防止他掉下去,根本无心抬头看方向是否正确。
我接接触过许多经理人,他们在白天处理着各种繁忙琐碎的事务,到了晚上,头脑里仍然塞满了对公司前景以及个人前途的考虑和展望。这是没有妥善的管理工作流程的必然结果。
I:本片段介绍的是自下而上的工作方法,所谓自下而上工作法,是指将底层各种具体琐碎的事物都纳入掌控范围,有条不紊地处理好各种底层事物,这样就有更多的时间来处理更高一层的事物,先做好执行层面的事物,再去思考目标和愿景层面的事物。
A1:上个月接到一个项目,于是我制定了一个工作计划,分3个阶段进行,2周内完成,但是第一周老板让收集某几个省的农业政策,花费了3天时间,无法集中精力写项目材料,第二周,业务跟我说过段时间准备组织一次客户宣讲活动,让我制作一个课件,于是又要准备这个课件,写项目的时间又被占用了,所以,最后完成时间远超过了我的计划。
A2:从明天起建立一个时间轴笔记,把一天当中发生的事情以及处理这些事情所用的时间都记下来,看看哪些是计划外的事情,这些事情花费的时间是多少,一些琐碎的事情花费的时间是多少,连续记录一个星期,进行一次统计,总结出时间的去向,这样就可以制定更实际的工作计划,自下而上,处理问题。