R:阅读原文
片段8 4D工作法
所谓的4D是指:·Do it now: 立即去做;·Delay it:计划去做; ·Delegate it:授权去做; ·Don't do it:尽量别做;“每天遇到的所有事情,都可以用4D工作法决定下一步行动。”“4D工作法更偏向于执行。既然你对四象限工作法已经很了解了,那我就重点说说怎么把4D工作法落实到待办清单上,其实就一句话:不管遇到什么样的事,迅速用4D工作法确定它的下一步行动,然后写在待办清单里。具体写法是这样的:
第一,Do it now,立即去做的事情写在自由区,不一定非要写在最上面,只要你在这件事情上做好标记就可以,这样的事情在一上班的时候优先去完成。
第二,Delay it,计划去做的事情有四类:
(1)今天做,而且是约会,所谓约会就是固定时间点去做的事情,比如说下午2点开会,这就是到2点才能去做的事情,所以是约会,我把这类事情直接放到手机日历里;
(2)今天某个时间段做的事情,我把它放在左侧的时间轴上,这是硬性时间,这段时间内我一定要排除干扰做这件事;
(3)今天做,但什么时候做都行的事情,我把它写在右边的自由区,并且做任务分解;
(4)今天别人交代给我的事情,但却是将来才去做的,我就把它写到月历里。
第三,Delegate it,授权去做的事情并不等于放权,我把一件事情授权给别人去做的时候,都会跟他确认一下什么时候给我回复。比如对方说三天后给结果,那么我就在日历里三天后设置一个提醒,到时候我就会跟进这件事情。
第四,Don't do it,尽量别做的事情我根本就不会写到清单里。“用这样的方法列出来的待办清单就是刚才给你看的样子。”
I:用自己的话重述
what:
每次周五写周报的时候,发现自己总有很多漏掉的工作未做,要么是交给同事的事情没有及时确认状态,要么是下周一要开会,但是我的汇报PPT还没写。或者就是这一周过得兵荒马乱,但是却没什么成果。
why:
我们每天都在处理大量的工作,如果不进行有效的管理,很容易遗漏一些事情,毕竟人脑是有限的。今天的4D工作法主要是确保我们在有任务来临时,可以先做简单的预处理,并将所有的任务记录在合理的模块,后续只要根据记录的内容进行操作,不需要再使用额外的脑容量来记事情。这个方法不仅让可以帮我们有效的节约时间,不遗漏事情;还能帮助我们在做一件事情的稍后,能够专注在这一件事情上。
how:
第一步:在左侧画出时间轴。把自己一天除去睡觉的时间点列出,在时间轴上把自己已经有固定时间点和时间段的事情标注出来。比如周一早上9:00-11:00公司周会,下午4点的时候与供应商那边开会讨论项目进度。
第二步:在右侧的自由区,根据事情的轻重缓急,列出各事项。
1)立即去做的事情写在做上面,一上班就优先去完成。比如查看邮件。
2)计划去做的事情,这里与左边不同,这是计划今天要做但是没有硬性时间要求的任务,比如新项目方案的学习。不过还有些任务需要分步细化,比如公司的SOP制定,分解为目前SOP的审阅、与执行人员沟通、更新SOP、提交领导审核并讨论这4个步骤。也可能某天只能完成其中的一个步骤或者几个步骤,剩下的可以安排在其他时间的日程中。
3)授权去做的事情,注意不是完全不管,要与对方确认反馈时间,并把具体的反馈时间记录在自由区。
4)尽量别做的事情,没有特别注意的不用写,直接空着就行。
where:
今天的技能点适合有拖延症、工作忙乱、低效的人使用。