麦肯锡不外流的简报格式与说服技巧
高杉尚孝

点评:
虽然都是基础 但温故而知新

希望对方怎么做？

希望对方怎么做？
关键点
·演示的目的在于“促使对方有所行动”。
·让对方采取行动之前需要经过几个步骤，每个步骤都在促使对方发生变化。
·自己准确认识到“想要对方发生何种变化，采取何种行动”十分关键。

×对于演示的目的没有清楚认识

×从细枝末节开始讲起

×没确认下一次安排就草草结束了

帮助对方解决问题

帮助对方解决问题
关键点
·单方面要求对方采取行动会毫无成效。
·要告知对方，通过采取行动，对方能够得到何种好处。
·演示要立足于互利共赢的前提，有利于对方问题的解决。
·为此需要弄清楚“对于对方来说重要的问题与课题”是什么。

×演示内容超过了对方的理解能力

×找错了对象

×只是单方面表达了自身感受

×与解决对方问题之间的关联性不明确

提高说服力

提高说服力
关键点
·所谓说服力，是对方对于演示的认可程度。
·在没有强制力的条件下，促使对方主动采取行动的原动力就在于说服力。
·通过分阶段且流畅自如的逻辑展开，对方自然会出现变化，并最终接受我方观点。

×对方知道的事情还絮絮叨叨地讲个不停

×逻辑展开混乱不堪，并且省略了对方想知道的内容

×没有将演示内容与解决对方的问题建立关联

ד杂音”也妨碍了对方对其逻辑展开的理解

三种问题类型

三种问题类型
关键点
·对方面临的问题大致分为三种类型：①恢复原状型、②预防潜在问题型、③追求理想型。
·根据问题类型不同，构成演示流程的重要课题也不同。
·配合对方的认知确定其问题类型，这是铁的法则。

如果是恢复原状型问题，那么流程和结构如下：
（1）把握到底发生了什么样的不利情况（把握现状）。
（2）根据需要将损失控制在最小限度（应急处理）。
（3）弄清楚原因是什么（查明原因）。
（4）思考如何加以纠正（根本措施）。
（5）思考对策以防止损坏再度发生（防止再度发生）。

如果是预防潜在问题型问题，那么流程和结构如下：
（1）设想一旦发生将产生何种不利情况（设想不利情况）。
（2）查明可能发生该种不利情况的诱因（查明诱因）。
（3）思考预防不利情况发生之策（预防之策）。
（4）思考发生不利情况时的对策（一旦发生时的应对之策）。

如果是追求理想型问题，那么流程和结构如下：
（1）解析对象事物的优势与劣势（盘点家底）。
（2）确定追求的理想=目标（确定理想）。
（3）思考实现理想的策略（实施策略）。
在实际的演示当中，根据不同问题类型，按顺序对课题进行展开即可。

×对方并没有将现状看作恢复原状型问题

×在说服对方相信损坏“已经发生”时过于勉强

×讲解内容难懂，撇下对方不管

恢复原状型故事

关键点
·恢复原状型故事采取将已经表面化的不利情况恢复到原有状态，也就是所谓的“修理损坏了的事物”的展开方式。
·查明原因和采取根本措施是恢复原状型故事的重要因素。
·可以根据需要将应急处置与预防再次发生之策加入故事中去。

预防潜在问题型故事

预防潜在问题型故事
关键点
·预防潜在问题型故事采取回避今后可以预想到的问题的流程。
·预防策略和查明诱因是预防潜在问题型故事的重要课题。
·发生时容易忘记的应对之策也要事先安排好。

追求理想型故事

关键点
·理想追求型故事采取填补现状与理想之间差距的展开方式。
·在客观看待对象的基础上，设定符合现实的理想很重要。
·倘若没有周密细致的实施方案，理想也将毫无用处。

掌握实际的故事展开

关键点
·可将特定的问题类型置于故事主轴位置。
·“大型巨额情况”适宜采用预防潜在问题型故事结构。
·面向领导层和投资家的提案与组织问题，适合采用追求理想型方式加以展开。
·还可采用编入不同故事类型的组合技巧。
·第四种准问题类型“消除机会损失型故事”有时也很有效。

演示的整体构成

关键点
·以金字塔结构为基本要领。
×与解决对方问题之间的关联性不明确


提高说服力

>> 提高说服力
关键点
·所谓说服力，是对方对于演示的认可程度。
·在没有强制力的条件下，促使对方主动采取行动的原动力就在于说服力。
·通过分阶段且流畅自如的逻辑展开，对方自然会出现变化，并最终接受我方观点。

>> ×对方知道的事情还絮絮叨叨地讲个不停

>> ×逻辑展开混乱不堪，并且省略了对方想知道的内容

>> ×没有将演示内容与解决对方的问题建立关联

>> ד杂音”也妨碍了对方对其逻辑展开的理解


三种问题类型

>> 三种问题类型
关键点
·对方面临的问题大致分为三种类型：①恢复原状型、②预防潜在问题型、③追求理想型。
·根据问题类型不同，构成演示流程的重要课题也不同。
·配合对方的认知确定其问题类型，这是铁的法则。

>> 如果是恢复原状型问题，那么流程和结构如下：
（1）把握到底发生了什么样的不利情况（把握现状）。
（2）根据需要将损失控制在最小限度（应急处理）。
（3）弄清楚原因是什么（查明原因）。
（4）思考如何加以纠正（根本措施）。
（5）思考对策以防止损坏再度发生（防止再度发生）。

>> 如果是预防潜在问题型问题，那么流程和结构如下：
（1）设想一旦发生将产生何种不利情况（设想不利情况）。
（2）查明可能发生该种不利情况的诱因（查明诱因）。
（3）思考预防不利情况发生之策（预防之策）。
（4）思考发生不利情况时的对策（一旦发生时的应对之策）。

>> 如果是追求理想型问题，那么流程和结构如下：
（1）解析对象事物的优势与劣势（盘点家底）。
（2）确定追求的理想=目标（确定理想）。
（3）思考实现理想的策略（实施策略）。
在实际的演示当中，根据不同问题类型，按顺序对课题进行展开即可。

>> ×对方并没有将现状看作恢复原状型问题

>> ×在说服对方相信损坏“已经发生”时过于勉强

>> ×讲解内容难懂，撇下对方不管


恢复原状型故事

>> 关键点
·恢复原状型故事采取将已经表面化的不利情况恢复到原有状态，也就是所谓的“修理损坏了的事物”的展开方式。
·查明原因和采取根本措施是恢复原状型故事的重要因素。
·可以根据需要将应急处置与预防再次发生之策加入故事中去。


预防潜在问题型故事

>> 预防潜在问题型故事
关键点
·预防潜在问题型故事采取回避今后可以预想到的问题的流程。
·预防策略和查明诱因是预防潜在问题型故事的重要课题。
·发生时容易忘记的应对之策也要事先安排好。


追求理想型故事

>> 关键点
·理想追求型故事采取填补现状与理想之间差距的展开方式。
·在客观看待对象的基础上，设定符合现实的理想很重要。
·倘若没有周密细致的实施方案，理想也将毫无用处。


掌握实际的故事展开

>> 关键点
·可将特定的问题类型置于故事主轴位置。
·“大型巨额情况”适宜采用预防潜在问题型故事结构。
·面向领导层和投资家的提案与组织问题，适合采用追求理想型方式加以展开。
·还可采用编入不同故事类型的组合技巧。
·第四种准问题类型“消除机会损失型故事”有时也很有效。


演示的整体构成

>> 关键点
·以金字塔结构为基本要领。
·过于精致的动画会产生相反效果。
·颜色的运用也需注意。

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文字页面的设计

关键点
·作为标题，将信息置于最上面一段。
·添加主题，定义作为容器的页面。
·页面设计的基本要领是金字塔结构。

将在这个页面“最想表达的内容=信息”作为该页的标题，作为主语和谓语明确的“句子”来标记。我们将其称为“标题信息”。

关于标题信息的分量，再长我们也要控制在两行以内。字号最好控制在20~30磅。顺便说一下，笔者通常使用24磅字号。如果演示是在电视机屏幕或者电脑那样的小显示器上进行的话，我通常会选用大一点的30磅字号。

这种方法是笔者年轻时在咨询公司锻炼出来的重要的技能之一。要强调的是，“页面上不应该没有信息。没有信息就意味着该页没有存在的价值。所以要么加入信息，要么删除该页面本身”

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在标题信息下方加入“主题”。主题将显示该页面阐述的是什么内容。可以将其看作贴在页面这一容器上的“显示内容物的标签”。与通常所说的“标题”（title）相同。
因为是主题，所以作为表达方式来说不是句子，而是名词短语。
一般的形式是“……的……”。

作为参照标准，应以10个字为上限。字号最好还是选在20~30磅。

在演示中，我们将一个页面看作独立的一个容器。所以需要注意避免出现同一主题跨多个页面的情况。所有页面都要加上不同的主题。

如果一个主题当中信息过多，那么需要通过细化该主题，将其分割为多个页面也就是多个题目。

在加入了“标题信息”和“主题”之后，要加入内容——“支撑信息”。这些支撑信息要使用主语谓语清晰的句子。不提倡单纯列举关键词和词组。

分量的参考标准与标题信息一样，控制在两行以内。字号在20~30磅。支撑信息的数量基本来说是3个，这样更为稳定，最多也要控制在5个以内。一旦超出，就会显得过密，从而使内容的冲击力减半，难以在听众脑海中留下印象。
支撑信息是支持位于最上面段落的标题信息的内容。

以上内容总结起来说就是，所有页面的结构都采取“‘标题信息'+‘主题'+‘支撑信息'”的形式。这些要素根据该页面所处层级的不同而在称谓上有所不同，但基本结构都是一样的。

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图表页面的设计

关键点
·图形与表格都是支撑标题信息的支撑信息。
·要追求使信息更为明确的设计。
·不可过度相信软件附带的图形默认设计。

图形与表格的数量由其复杂程度决定，但最好不要超过三个。

如果是曲线图形，一旦多到10条或者20条，就会让人不知所云。我们应该精选最重要的图形，最多不超过3条。即使压缩到了3条，如果彼此重合在一起还是难以理解。此时我们最好将其分为三个图形。

如果想要按时间顺序显示构成比例的变化，我们只需按顺序将高度统一的竖形带状图排列起来即可。千万不要将饼形图横向排列，更不要将同心圆的圆图逐年改变尺寸大小并使之重合在一起，那就变成飞镖靶子了。

除此之外，我们必须站在听众的角度，遵守以下规则，以使演示清楚易懂。
·如果采用时间顺序排列，就不宜纵向排列，而应横向排列。
·希望醒目显示的项目可添加阴影。
·如果是柱形图，需要以升序或者降序等某种顺序加以呈现。
·用点线表示平均值作为参照。
·如果想突出变化，就要将变化加大显示。
·不要将项目名称放得太远，要紧挨线条或柱形图标注。

[插图]

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Excel等表格运算应用程序中有很多图形设计的选项。可是饼形图真的需要高度吗？纵向的柱形图需要纵深吗？连曲线图也有必要以3D形式呈现吗？
我们不应该以看上去是否很酷为选择标准，而应以是否易懂、是否简洁明了为标准进行选择。

组合图表与文字

关键点
·可以用文字信息对图表信息进行补充。
·按照从左到右的顺序进行设计。
·概念图当中也应加入有利于增进理解的文字信息。

从促进听众理解，并且确保演示顺畅进行的两方面出发，用文字信息对图表进行补充是有好处的。笔者在此推荐的信息数量同样是三个

同时使用图表和文本的时候，可以将图表置于左侧，文本置于右侧，从左到右进行设计

有时，我们也可以看到在页面的上半部分放置图表，下方放置说明文字，也就是纵向排列的页面（见图3-17）。如果是将A4尺寸的纸张竖着用的情况下或许还好。但是在演示的页面上并不推荐大家采用纵向排列。原本演示的页面就是横向更长一些，人的视野也是，比起纵向，横向更为宽阔。从左到右横向排列是基本要领。

[插图]

所谓概念图，指的是未必有数值和数量等，表示事物关系和事情梗概的图。诸如市场营销的4P理论、战略的3C模型、业界分析的5种能力等机制框架就是概念图。表示组织图和某种顺序的流程图也是概念图的一种。

使用概念图的时候也不能只依赖图画，而应注意加入文字信息。如果采取的是时间顺序，使用箭头就很清楚。

为了表示原因、结果、手段、目的、条件、制约、时间顺序、重要程度等，希望大家能够通过巧妙运用实际的文字信息，让听众更容易理解概念图。

[插图]

报告（report）也以金字塔结构为基础
报告形式的格式也以金字塔结构为基本要领（见图3-21）。也就是说，一开始就将结论作为主要信息提示出来，然后阐述关键信息、副信息，也就是采用自上而下式加以展开。
还有，如果整个报告超过5页，内容比较长的话，可将第一段作为整个报告的要点来提示，这样能够减轻读者的负担。通过这个要点把握了整体脉络后再去读后面的详细说明，能够加深理解。如果是日理万机的读者，或许只读一下要点就可以了。

[插图]

顺序采用自上而下式

关键点
·先讲解细节，最后阐述结果的“自下而上”式演示是与听众的思维方式为敌。
·“自上而下”属于用户友好型演示方法。
·“自上而下”具有规避风险的效果。

×没有从结论开始讲起

×一开始就给了对方可以随意解释的材料

×接受了社长的相反提案

自上而下式说明的基本结构是：

掌握问答环节

关键点
·问答环节的回答情况很大程度上左右着听众对演示的整体印象。
·将提问作为“传递信息的机会”加以利用。
·事先设想好敌对性最强的提问。
·不能攻击或蔑视提问者。
·不喜欢的问题就提高抽象度，先“解毒”再说。·回答对方问到的问题。
·不好懂的问题姑且返还给提问者。
·尽可能简短地结束回答。
·不对回答是否切题确认个不停。

演示者的得体言行

关键点
·注意无意识的一举一动。
·骨盆提起，姿势就会变好。·停止多余的动作。
·事先规定好手的默认位置。·与听众切实做好眼神交流。
·音量要大，语速要放缓。

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着装与表情

关键点
·着装要注意符合TPO（Time，Place，Occasion，即时间、地点、场合）原则。
·注意不要让头发把脸遮住。
·要做到主题与表情一致。
·要做到主题与动作也一致。
·不要玩耍指示棒。
·利用录像彩排检查自身形象。

会场上的注意事项

关键点
·站在距离屏幕近的地方。
·关注照明情况。
·依据目的设定布局。
·确保适度的人员密度。·不要忘记调节温度。
·事先仔细调试投影器材。·提前确认音响环境。

改变思维方式，情感也会随之发生变化

关键点
·不安与恐惧心理是演示的大敌。
·恐惧心理的根源是存在“必须型思维方式”。·凭借“最好能够型思维方式”保持平常心。