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我们已经探索了大脑工作的奥秘,也了解了控制大脑的枷锁。那么,如何才能释放它的潜力来应对这个需要持续在线、多任务并行的世界呢?为了解决这个问题,作者为我们提出了四个应对的方式。
智能手机使我们的生活方式发生了颠覆性的改变,社交网络如同一张无形的网捆住了我们的手脚,逃脱这种束缚需要一定的智慧与勇气。史蒂芬金为我们树立了很好的榜样,他在《写作这回事:创作生涯回忆录》一书中透露了高产的秘密。
他的工作安排清晰有条理:上午用来处理新事务,撰写文章。下午用来打盹和写信。晚上则用来看书,陪伴家人以及处理书稿的修改。同样,我们也可以效仿这种模式来整理自己的工作。
帕累托法则可以帮助我们以最少的时间和精力,从海量的信息中找到最多的宝藏。帕累托法则,即“二八定律”:20%的活动产生80%的价值。反过来理解,也就是说有80%的活动,只产生了20%的价值。
在实践中,如果太多任务让你不堪重负,花几秒钟时间判断哪些任务属于高价值的20%,然后集中精力优先处理它们。作为管理层,你需要鼓励员工离线完成重要的工作,只有真正学会离线,才能脱离鼠目寸光的层面,获得统观全局的视角。
其实大部分干扰与真正的工作无关,却实实在在影响着你的工作效率和质量。我们考驾照的时候,交通规则上明确标注:开车的时候不能接打电话。问题的关键不是你的手和眼睛,而在于你的大脑。
思考脑的注意力是有限的,当我们不可避免的需要在多个工作间并行时,要尽量减少切换的次数。从本质上说,这意味着你为单任务和多任务都留出了足够的空间,这样你可以游刃有余地安排工作,不会让多任务并行挤占乃至淹没。
批量处理的效率远高于整天的零敲碎打。从书中列举了这样一组数据:30分钟不受打扰地处理一个任务,效率比3个10分钟要高3倍。
如果任务比较复杂,或者多个任务属于完全不同的领域,那么不受打扰的工作效率比多任务并行高4 倍。与此同时,与不断切换任务的10个3分钟相比,连续不受打扰的30分钟能让你的效率提高10倍。
我们可以尝试一次只完成一个任务,或者把同一主题的任务划分到一起,尽量避免理会不相关的琐事。为了更好的帮助我们进行离线思考与批量处理,作者引入了另外一个著名的方法论——艾森豪威尔原理,又被称为十字法则或四象限法则,是时间管理领域最重要的法则。
画一个十字,分成四个象限,分别是重要且紧急,重要但不紧急,不重要但紧急和不重要且不紧急。
(1)重要且紧急:应该占用20%的时间。应当立即亲自处理。例如:危机、临近截止日期的项目、来自重要客户的需求等。
(2)重要但不紧急:应该占用70%的时间。应当亲自处理并在日程中设置完成期限。例如:重要的会议或者项目陈述、计划、建立重要的关系、战略构想的建立与实施等。
(3)不重要但紧急:占用时间不应超过10%。例如:午餐、干扰、电话等。
(4)不重要且不紧急:占用时间不应超过1%。例如:各种社交媒体、大部分电子邮件等。
利用这个矩阵,我们可以迅速的删除大量垃圾信息,根据重要程度筛选项目,决定在什么时间做什么事情。开始评估的时间也许会较长,但只要坚持下去就会变成一种本能。随着大量没有必要的事情被我们剔除出去,工作效率自然会得到大幅度的提升。
古罗马人有句名言“健全的精神育于健全的身体”。众所周知睡眠有益健康,更重要的是充足的睡眠会对智力生产力产生正面的影响。
上文中提到:缺乏足够的睡眠会抑制存储脑的功能,进而影响你的专注力、创造力和判断力。作者给我们提供了两个建议:
我们可以在手机上设置睡眠提示,睡前喝杯牛奶,减少咖啡因的摄入,尽量把工作和休息的空间划分开来。
小睡可能扰乱生物钟,它会刺激你在夜间工作得更晚,而且更难入睡。
应对压力,我们需要更加理性的分析具体情况,并且不断提高自己的抗压能力。
作者列举了两个例子来说明压力的误读:
(1)我们可能会欺骗自己,把正常的事情看做有害。比如把同事的无心之言当作讥讽或是妒忌。
(2)主观的解释会蒙蔽我们的眼睛。比如吸烟的人经常安慰自己说“我爷爷总是一根接一根地抽烟,他也活到了85岁。”压力不一定完全是负面的,这更多的取决于我们对待压力的态度。
康熙大帝曾当着众臣为敌人举杯,感谢吴三桂、郑经、葛尔丹还有鳌拜。正是来自这些敌人的压力,让他不断成长,建立了丰功伟绩。拿破仑也曾在贫寒遭受同学的欺辱,然而他笑对压力,最终成为法兰西第一帝国的缔造者。现代社会焦虑频发,我们应该学会去感恩压力,并将它转化为动力。
除了要正确、理性的看待压力,作为团队中的一份子或者公司中管理者,不仅自己能抗压,也需要帮助他人营造良好的环境。不如在管理中尝试把困难留给自己,把功劳分给大家。多倾听员工的心声,为他们提供力所能及的资源与支持,在良性循环的体制下,我们一定能把企业做的更好。
专注真是一个神奇的词语,几乎是每一个大牛和名企秘诀。然而问题是,我们应该如何培养自己的专注能力呢?我们需要做到以下几点:离,批,睡,负。即是:学会离线思考,懂的批量处理,恢复正常的睡眠模式,科学应对负面压力。思考慢一点,专注多一点,你会发现,你有更多的时间享受成功,享受生活。