每年我都为自己准备一个工作日志笔记本,专门用于罗列每天的工作清单和重要的计划。
雷打不动的习惯是,每天下班前勾画记录当天工作完成情况,记录第二天的任务清单,明晰要做的事情。
这么多年下来,用过工作日志笔记本已经码起了一摞。翻看起来,时光流沙,本子上记录着的每一项工作历历在目。在每件计划和记录的每一笔勾勾画画中,我仿佛看到了一点点成长的自己。感慨万千。
1/我每天的时间规划从做工作日志开始
每天下班前,我都会检查当天的工作清单是否完成,对于未完成的任务要做好标注,并按照轻重缓急的原则确定是否安排进第二天的计划中。
制定第二天的工作清单,我首先会问自己三个问题:
(1)我需要做什么——明天必须做,而且是我亲自做的事情;比如,参加重要会议,做好会议记录和工作落实等。
(2)我想做什么——根据自己的短期或者长期职业规划需要完成的事情。比如,为了职称晋升必须撰写的论文。
(3)我喜欢做什么——生活不止工作,我们还需要更多爱自己的方式。比如,我喜欢读书,尽量会给自己安排一本自己喜欢的书。
然后,按照轻重缓急做好时间规划和行动列表:
(1)下班前做好总结和计划清单,上班前再梳理一遍,是否有新增任务或者变化,确定轻重缓急顺序。
(2)工作进度和完成情况要及时记录在工作日志中,每一项记录都会成为工作时的参考。
(3)遇到时间不够用或者工作难度高的时候,要学会运用团队的力量,及时向部门主任汇报,向同事们求助。
2/不浪费零碎的时间
赫胥黎说:时间不偏不私,任何人的都有24小时;时间也最偏私,给任何人的都不是24小时。
不浪费零碎的时间,是一种习惯和能力。把零碎时间好好利用起来,你会受益于日积月累的力量。
我喜欢用零碎的时间阅读并做读书笔记。我也喜欢用零碎的时间看“学习强国”APP。哪怕在零碎的时间里听一首新歌,也是无比快乐和满足的。
3/以任务目标引领时间管理的能力
莎士比亚说:时间是无声的脚步,是不会因为我们有许多事情要处理而停顿片刻的。
如何在每天工作的8小时完成任务呢?我掌握时间的方法是运用逆向思维,目标倒推。每天的工作清单是我明确的目标,把时间划分在这个目标清单中,会取得最大化的效果。
因为目标任务的倒逼,使得我没有时间和同事去聊八卦,做无谓的事情,更没有时间去抱怨和发牢骚。
从掌握时间开始行动,以任务目标引领时间管理。日积月累,我发现,向时间要效率和效益的自己,最终成为了时间最大的受益者。
4/及时复盘提升及时止损的能力
每天的工作复盘习惯,让我能够清醒地看到自己的时间效率和工作能力,也让我更加聚焦自己的职场目标。
曾经,我很佩服那些优秀的策划大师们的职业直觉。经过十几年的摸爬滚打,我自己才切身体会到,所谓的职业直觉不过是自己在时间累积中沉淀下来的决策能力。
决策的最高境界就是精准性和科学性。所以,坚持复盘总结,做螺旋式成长的自己,能够及时看到自己的错误和浪费,并把宝贵的时间和未来投入到更有潜力和更有意义的事情上去。