在职场之上，写作是一种非常不引人注意，经常被人忽略，但是却十分重要的技能。拥有好的写作技巧，不仅可以让人对你印象深刻，还可以降低职场沟通的成本。
人们都说细节决定成败，当你想要向领导阐述你的需求、工作内容的时候，一封调理清晰的邮件或者述职报告就可以让领导对你的印象大大提升。
最近读了这本《职场写作全书·完全写作指南2》，对于写作能力在职场中的重要性有了新的认识。作者劳拉·布朗博士拥有三十多年的写作辅导经验，曾在多家写作工坊及专家协会中担任顾问，对于职场上的写作问题，我想她应该拥有发言权。
一、写还是不写
随着现在的“社交恐惧症患者”越来越多，更多人喜欢在职场上用文字代替电话或者面谈进行沟通。坦白来说，文字沟通并不一定是一种最高效、最有效的做法。
谈到高效，在经过深思熟虑之后的电话沟通或者面谈一定是最高效的，这种方式将多个人的时间进行了限制，并在这一段时间内解决特定的问题。
文字的弊端除了时间上的不确定之外，还有阅读文字的时候，作者与读者会带着两种不同的情绪去考虑问题，毕竟在人际沟通之中，文字内容只占了7%，剩下的占比在肢体、语气、神态、动作等方面中。
所以并不是职场上所有的工作内容都适合通过文字来解决。对于沟通内容中包含可能有损公司和个人利益或者形象的内容，或是在一两轮书面沟通无法解决的问题，则不适合使用文字；其他需要留下书面记录、需要多人沟通且简短的重要信息，书面沟通则会更加有效。
二、七步法则
商务写作有通用的七步法则，这个法则可以用于工作中各种文书的写作。有些人对于七步法则的部分内容可能已经熟练掌握，有些步骤则不然。
第一步：明确写作意图。如果你想要对方给予你所期待的回应，你首先要明确告诉对方你想要什么。
第二步：针对读者而写。你这段文字要写给的是上司？同事？还是客户？面对不同的读者要使用不同类型的写作方式，写作一定要有对象感，不要自说自话。
第三步：开篇明确有力。要开门见山，开篇可以快速进入主题切中要点是一篇高效沟通文案的重点。千万不要将主题放在最后，这会使读者意识不到事情的重要性。
第四步：文字简洁明了。不要弯弯绕绕，不要遮遮掩掩。曾经有日本归来的同事吐槽日本人信件的冗长，这与他们的敬语系统与文化有关，但文字的简洁明了让读者减少了寻找重点所花费的时间。
第五步：内容补漏删冗。反复阅读自己的文字，过一段时间再去看，就可以发现自己遗漏和冗余的地方。
第六步：语言通俗易懂。刻板冷漠的文风往往令读者不快，认为作者太过专断甚至充满敌意。
第七步：及时检查修正。毕竟是需要留下文字记录的内容，在送出去之前一定要反复检查内容的准确性，避免出现严重的错误，以免浪费时间。
三、学习英语的写作技巧
由于这本书是从美国职场的角度出发，书中的内容有非常多的英语内容，对于一些英语细节的把控非常到位。我们虽然无法照抄，但是也有不少可以借鉴的地方，特别是对于那些有计划出国或者与公司的海外员工或者客户沟通人来说，更是有用。
英语的主动语态让文字变得更加直接，但是被动语态的用法则更加多样：可以是为了规避责任、显示权威或是避免正面回答问题。
当使用英语写邮件时，如果指代的第三者不清楚是男是女，或者男女均可的时候，可以尽量用中性人称或者he/she混用，并使二者数量相当，但应尽量避免在同一句中使用不同的人称代词指代同一人，否则容易造成混乱。
写在最后
写作一直是容易被人忽略的提升个人职场存在感的方法，希望这本《职场写作全书》可以帮助到渴望在职场中获得成功的你。
