36号学员关于大足区涉气中小微企业调查电话预调环节工作的复盘

8月17日至8月18日,作为大足环保局涉气中小微企业调查员在与企业相关负责人沟通时频频被拒。

问题如下:

1.交流中用语不当,使负责人感到被冒犯,想继续交流的欲望减少。

2.在与负责人沟通时未能及时向对方告知自己的身份及来意,使负责人怀疑自己的身份,被当成诈骗电话处理。

3.沟通时逻辑混乱,前言不搭后语,让负责人无法明白自己想表达的意思,调查的效率降低。

4.在沟通前没有将调查中的注意事项和需要调查的重要问题整理好,导致在调查中遗漏重要步骤,对后续任务的开展产生影响,多次打电话去调查遗漏的问题也会消磨负责人的耐心。

5.在沟通中,因为对方的不配合感到心急,以至于比较急切地表达自己的意思,让对方感到不适。

解决方案:

第一步,在进行交流前想好如何简洁明了地表明自己的身份以及目的,注意用语的礼貌和语气的柔和,如果对方还是不相信就可以将相关证明发给对方。

第二步,将后面需要询问的重要问题以及调查时的注意事项整理出来,理清楚此次交流内容的主要结构,语言要注意逻辑性。

第三步,在交流的过程中始终保持尊敬的态度,不急不慢的语速。

简洁明了的用语可以让负责人,迅速明白你的来意,减少被当成骚扰电话处理的可能性,礼貌的用语和尊敬的态度能增强负责人想继续和你交流的欲望,适当的语速可以提高沟通的舒适感,良好的逻辑性能让对方与你交流更轻松,你也能更快得到想要的信息,提前将重要的问题整理出来,也能避免重要的问题在交流中被遗漏,提高工作效率。

总结:

1.在与别人沟通时,要提前想好合适的措辞,给对方良好的第一印象,便于后续工作的继续开展

2.做事情前要先明白自己的目的,同时将这件事的大概结构梳理出来,清醒的头脑和有逻辑性的思维能提高办事效率。

3.在交流时要注意礼貌用语,态度端正。

4.如果交流中出现了矛盾,站在对方的角度看问题,找出问题所在,及时想出解决方案,不可固执己见使矛盾激化。

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